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イベント企画を構成するに必要な7つの要素は? ポイント・ステップを押さえて満足度を高めよう

交流会や勉強会、サービス体験会など、さまざまな目的用途でイベントを開催する企業も多いのではないでしょうかしています。

しかし、イベントの開催にはいくつもの多くの準備が必要であり、「自社でイベントを開催したいけれど、どのように進めていけばいいか分からない」とお悩みを抱える担当者の方も少なくはないでしょう。

本記事では、イベント企画を構成する要素考える際のポイント、イベントの企画から当日までのステップ、高い満足度に繋がるイベントのアイデア、イベントを成功させるためのポイント、おすすめのイベント企画会社をそれぞれ解説します。

イベントの企画に必要なを考える際の7つの要素のポイント

イベントを企画するには、以下の7つの要素を考慮しポイントを押さえましょう。

1.イベントの開催目的を明確にする

・イベントを開催するには、その目的を明確にします。例えば、BtoB向け(社内イベント)であれば「社内のチームビルディングの課題を解決する」、一般向けのイベントであれば「新規顧客に対して商品やサービスなどのを販販売促進を行う」などがあげられます。

・目的はなるべく一つにまとめることで、その後の企画やターゲットを決める段階になってもイベントの軸ががブレることはなく、目的に沿ったイベント運営に繋がります。

2.ターゲット

・イベントの開催目的を決めたら、次にイベントのターゲットを決めましょう。

社内イベントであれば「新入社員・中途社員・管理職・該当部署(部門)」などが、一般BtoC向けであれば「年齢・性別・住まい・所得」などの要素からターゲットを絞ります。

ターゲットをより具体的に決めることで、イベントで実施するコンテンツの内容や告知方法・集客方法の最適化に繋がります。

3.参加者にとってのメリット

・ターゲットがイベントに参加することで、どのようなメリットがを得られるのかを具体的に考えて提示します。

例えば、「他者との交流をが深められる」「著名人の講演が聴ける」「新商品を試せる」など、メリットが具体的であるほどイベント参加への動機付けとしては効果的です。

加えて、ターゲットが抱える課題を言語化しておくことも、イベント参加の動機付けに有効です。ターゲットが実務上・生活上でどのような課題に直面しているのかを明確にしておくと、より効果的なイベント企画に繋がります。

4.目的に適したコンテンツ

目的やターゲットを決めたら、それらに合わせたイベントのコンテンツを企画します。

例えば、「他者との交流を深める」にはゲームや食事会などのコンテンツ、「知識を付ける」には著名人のセミナーやグループワークなどを取り入れることで、イベントの目的達成を目指します。

5.ターゲットの興味を引くためのイベントタイトル

主に一般向けのイベントでは、ターゲットにとって分かりやすいイベントタイトルを付けることで、より効果的な集客に繋がります。

「初心者向け〇〇講座」「人事担当者向け〇〇勉強会」など、イベントのターゲットを具体的に明記することで、イベント参加へのハードルを下げられます。

社内イベントであれば、イベント周知の際にその目的を明確に伝えることで、参加者も意識を持って参加してもらうことに繋がります。

6. 時季やトレンド

主に一般向けのイベントでは、4月に新社会人向けのイベント、夏にお祭り系のイベントなど、時季に合わせたイベントを開催することで、参加者の興味関心を引くことに繋がります。

最近であれば「リモートワーク講座」「仮想通貨」などの、トレンドとして注目を浴びているキーワード関連のイベントを開催することで、より多くの集客効果が期待できるでしょう。

社内イベントでも、新入社員が入社したタイミングで行う新入社員研修や、入社○年目の社員向けの中堅社員研修など、時期やキャリアステージに合わせたイベントの開催が効果的かつ効率的です。

7. イベントに独自性のある要素盛り込む

自社のオリジナル要素をイベントに取り入れることで、唯一無二のイベント開催が可能となります。

自社でゲームやアクティビティを提供しているのであればそれらを活かしたり、自社のオフィス・工場見学を企画したりと、まずは社内に活用できる物ものがないか探してみるのもおすすめです。

イベントの企画から当日までの8つのステップ

次に、イベントの企画から当日までに必要な8つのステップを解説します。上述した7つの要素を考慮しつつ取り組むことで、効果的なイベント運営が可能になります。

1.イベントの企画を検討・決定する

先ほど解説した7つの要素を参考に、イベントの企画を検討し、決定します。

2. イベントの開催日時・場所を決める

イベントの企画が決まったら、開催日時・場所を決めましょう。イベントのターゲットに合わせた開催時間帯や開催場所を選ぶことで、より多くの集客に繋がります。

特に開催場所はイベントの成功には重要な要素です。「駅から近い」「会場の最寄り駅に主要な路線が多く通っている」などのアクセスのしやすさがあると、それだけで集客効果を見込めます。

3. 必要な物品を揃える

イベントの企画や会場が決まったら、イベントの運営に必要な物品を整理して揃えます。

リアルでの集合型イベントであれば、マイクやホワイトボードなど、すでに会場に用意されている物もあり、それら以外で必要な物品を確認しましょう。

また、オンラインイベントであれば、パソコンやカメラ、マイクなどの通信機器周りを確認して揃えましょう。

4. イベント運営の役割分担を決める

次に決めるのが、イベント運営スタッフの役割分担です。イベントの企画にもよりますが、司会進行、受付、告知・集客担当などの役割は、ほとんどのイベントに必要です。

イベントの企画や開催場所に応じて、適宜役割を追加していきましょう。

5. イベントの告知・集客を行う

イベントの企画や運営方針が決まったら、イベントの告知や集客を行います。イベントへより多くの参加者を動員するには、告知・集客が非常に重要なポイントになります。

最近では、自社のWEBサイト以外にも、TwitterやFacebookをはじめとしたSNSを活用した集客方法が主流になっていますので、これらを活用するのも有効な手段です。

ただし、イベントの内容によっては、ターゲットがSNSに馴染みの薄い年齢層であるケースも考えられるでしょう。

効率的な告知・集客を行うには、イベントのターゲット層の特徴に合わせた方法を選ぶことが大切です。

なお、イベントの規模にもよりますが、告知のタイミングは1.5〜2か月前から始めるとよいでしょう。早めに告知をしておくことで、参加者のスケジュール確保に繋がります。

6.イベント当日に向けた準備をする

イベント当日に近付くにつれて、徐々に会場設営や資料の準備を進めましょう。

当日のタイムスケジュールを早めに決めて、運営側で複数回のリハーサルを重ねることが、イベントの成功に繋がります。

7.実施後、イベント参加者へアンケートを取る

イベント実施後には、参加者へ向けたアンケートを取るのがおすすめです。アンケートは、参加者の意見や感想を集められる貴重なデータです。参加者からの声を聞くことで、改善点を次回以降のイベントに活かしたり、運営者側の振り返りに使ったりと活用できます。

8.イベントの振り返りを行う

イベントの実施後には必ず振り返りを行います。

参加者アンケートの結果や、運営者スタッフの感想などを共有してイベントの振り返りを行いましょう。

また、事前に設定した目標KPIの達成度を測ることも忘れてはいけません。イベントの目標達成に向けてどの程度の効果が得られたのかを知り、よかった点・改善点を話し合って次回以降のイベントに活かすことで、より効果の高いイベントの実施へと繋がります。

満足度を高めるイベントのアイデア6選

イベント参加者の満足度を高めるイベントのアイデア企画例を紹介します。

1.イベント参加者同士の交流会

  • 活用シーン:販促イベント、スポーツイベントなど

イベントの参加者同士の交流により、人脈の繋がりができたり、情報共有・悩みの解決に繋がったりします。

企業側も参加者の生の声を聞くことができ、サービスや商品の改善に繋げることが可能となります。

2.ノベルティの配布

  • 活用シーン:博覧会○○○○、見本市・展示会、販促イベントなど○○○○など

参加記念品などのノベルティを配布することで、参加者はお得感を得られ、イベント満足度の向上に繋がります。

自社の試供品やサービス無料券などを配布し、新規顧客の獲得の場としても活用できるでしょう。

3.オンラインでの開催・同時配信

  • 活用シーン:会議イベント、フェスティバル、販促イベントなど

リモートワークの普及に伴い、今までリアルで開催していたイベントをオンラインに移行するケースが増えています。

オンラインイベントでは、全国各地のユーザーをターゲットにすることができるため、より多くの人数にリーチが可能です。

また、イベントを・オンライン、オフラインの同時開催にするなどの工夫により、さらに多くのユーザーを対象とした展開に繋がります。

4.ゲスト講演

  • 活用シーン:コンベンションイベント、フェスティバルなど

イベントの内容に合わせて、その業界で著名なゲストを招いて、講演をしてもらう方法があります。

著名人を招くことで、イベントのイメージアップ(信頼感が増す)に繋がったり、専門知識を持たない一般客にも分かりやすい講演になったりといった特徴があります。

5.親子で参加できる企画

  • 活用シーン:フェスティバル、博覧会、文化イベント、スポーツイベントなど

楽しい体験を共有したい親子を対象としたイベント企画です。特に物作りやスポーツは親子で一緒に楽しめるイベント企画として人気があります。

親子で参加できるイベントは、特に休日のショッピングモールやアミューズメントパークなどで開催することで、効果的な集客が見込めるでしょう。

6.体験会過去の参加者へ優待を付け・見学会る

  • 活用シーン:見本市・展示会、販促イベントなど

新製品やサービス、自社工場の見学など、イベントの参加者が実際に会社のサービスに触れられるイベントです。

その場で実際に商品を使ったり、サービスを体験したりできるため、販促や認知拡大に効果的です。

イベントを成功させるための3つのポイント

イベントを成功させるための3つのポイントを解説します。

1.詰め込み過ぎずにシンプルなイベントにする

イベントに多くの企画コンテンツを盛り込み過ぎると、当初掲げたイベントの目的から外れてしまうことも考えられます。企画検討の段階で様々な企画案を思い付くことはありますが、それらを全部詰め込むのではなく、イベントの開催目的に沿って、シンプルに企画すること行うことが、結果として効果的なイベント開催に繋がります。

2.イベント参加のベネフィットをしっかりと告知する

ベネフィットとは「顧客が商品やサービスから得られる利益」のことを指します。イベント運営の場合には、「このイベントに参加することでどのようなメリットを得られるのか」についての答えが参加者のベネフィットです。

例えば、「貴重な体験ができる」「スキルや知識の向上に繋がる」「新商品を発売前に試せる」などが、ベネフィットとして考えられるでしょう。

イベントの運営側が参加者へベネフィットを明確に伝えられることで、効果的なイベントの集客に繋がります。

3.自社開催が難しい場合にはイベント企画会社へ依頼する

イベントを開催をするノウハウが自社に少ない場合には、イベントの企画から運営までを一貫してイベント企画会社へ依頼するのも一つの方法です。

上述したように、イベントの企画から運営までには様々なステップがあり、イベント運営に不慣れな場合には、考えている以上の時間と労力が割かれるものです。

イベント企画会社に依頼すれば、その会社の持つ知識やノウハウを最大限に活用でき、高いクオリティでのイベント開催が可能となります。

おすすめのイベント企画会社5選

イベント企画会社へ依頼する場合実際にどのような会社へ依頼すればいいのか分からずに悩んでしまうケースは少なくないでしょう。

ここからは、おすすめのイベント企画会社5社を紹介しますので、ぜひ会社選びの参考にしてみてください。

1. 株式会社IKUSA

株式会社IKUSAは、東京と大阪に拠点を構えるイベント企画会社です。「あそび総合カンパニー」として、企業や商業施設、自治体向けにオンライン・オフラインで年間1,000件以上のイベントを企画・提供しています。

  • 強み:豊富なイベント実績、オンライン・オフラインのどちらにも対応可能
  • 対応エリア:東京・大阪を中心に全国各地に対応
  • 適したイベント:スポーツイベント、商業施設でのイベント、社内イベントなど
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2. アズムクリエイション

株式会社アズムクリエイションは、東京都渋谷区に本社を構えるイベント企画会社です。主に映像作品やグラフィック制作を活用したイベントの企画・運営を強みとし、IT系から食品会社まで様々な企業のイベント運営を手掛けています。

  • 強み:映像作品・グラフィック制作を活用したイベント
  • 対応エリア:都内を中心に全国各地
  • 適したイベント:コンベンションイベント、カンファレンス、PRイベントなど

3. イベント・トゥエンティ・ワン

株式会社イベント・トゥエンティ・ワンは、全国で25拠点の事業所を展開するイベント企画会社です。創業30年の歴史があり、イベントの企画から運営、設営撤去までトータルにサポートしてくれます。

  • 強み:豊富なイベントノウハウと商品数、オンライン・オフラインのどちらにも対応可能
  • 対応エリア:全国25拠点を中心に対応
  • 適したイベント:社内研修、展示会、セミナーなど

4. イベモン

イベモンは、タメニーアートワークス株式会社が提供するイベント企画サービスです。主に社内研修から販売促進施策などの事業推進を目的とするイベントのプロデュースを手掛けています。

  • 強み:オンライン・オフラインのどちらにも対応可能
  • 対応エリア:全国各地
  • 適したイベント:社内研修、販売促進、周年パーティーなど

5. マッシュ

株式会社マッシュは、関東エリアを中心に活動するイベント企画会社です。会場の企画・設営から当日の来場者案内・誘導を行う運営業務までを一貫したイベント運営を提供しています。

  • 強み:イベントの設営から運営まで一貫したサポート
  • 対応エリア:関東エリアを中心に展開
  • 適したイベント:スポーツイベント、コンベンションイベント、コンサートイベントなど

まとめ

イベントの開催は企業にとっても様々なメリットがあります。イベントを成功させるにはターゲットに刺さる企画やターゲットに適した集客が必要不可欠ですので、ぜひ今回の内容を参考にしてみてください。

もし、イベントの運営や開催に不慣れな場合には、豊富なノウハウを持つイベント企画会社へ依頼するのも一つの手です。株式会社IKUSAでは、イベント運営のノウハウからイベントに最適なコンテンツの提供までできますので、イベント開催にお悩みの場合にはぜひ一度お問い合わせください。

参考サイト:

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りょう

この記事を書いた人

りょう

都内在住。美容系メディアのコンテンツ制作をきっかけにライター活動をスタート。現在までにSDGs、HR領域、SNSマーケティング、外遊び、オンラインイベントなどの幅広いジャンルを執筆。読者の皆さまに寄り添えるような、わかりやすい文章を心がけています。

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