イベント企画時のポイントとは？当日までのステップ・イベントのアイデアまでご紹介

交流会や勉強会、サービス体験会など、さまざまな目的用途でイベントを開催する企業も多いはず。しかし、イベントの開催には準備が必要です。「自社でイベントを開催したいけれど、どのように進めていけばいいかわからない」と、お悩みを抱える担当者の方も多いのではないでしょうか。

本記事では、イベント企画時のポイントやイベント当日までのステップ、高い満足度につながるイベントのアイデアまで徹底解説します。さらに、イベントを成功させるコツやおすすめのイベント企画会社も紹介するので、ぜひ参考にしてくださいね。

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イベント企画時には、いくつかポイントがあります。以下7つのポイントを押さえて、参加者の満足度の高いイベントを開催しましょう。

1．イベントの開催目的を明確にする

イベントを開催する際は、まず目的を明確にしましょう。たとえば、BtoB向け（社内イベント）であれば「社内のチームビルディングにおける課題を解決する」、一般向けのイベントであれば「新規顧客に対して商品やサービスなどのを販販売促進を行う」などです。

イベント企画を考える最初の時点で目的を明確にすることで、その後の企画やターゲットを決める段階においても趣旨がブレなくなり、目的に沿ったイベント運営につながります。

2．ターゲットを決める

イベントの開催目的が定まったら、次にイベントのターゲットを決めましょう。

社内イベントであれば「新入社員・中途社員・管理職・該当部署（部門）」。一般のBtoC向けであれば「年齢・性別・住まい・所得」などの要素からターゲットを絞ります。

ターゲットをより具体的に決めることで、イベントで実施するコンテンツの内容や告知方法・集客方法の最適化につながります。

3．参加者にとってのメリットを考慮する

ターゲットがイベントに参加することで、どのようなメリットがを得られるのかを具体的に考えて提示します。

たとえば、「他者との交流を深められる」「著名人の講演が聴ける」「新商品を試せる」など、メリットが具体的であるほどイベント参加への動機付けとしては効果的です。

加えて、ターゲットが抱える課題を言語化しておくことも、イベント参加の動機付けに有効です。ターゲットが実務上・生活上でどのような課題に直面しているのかを明確にし、より効果的なイベント運営につなげましょう。

4．目的に適したコンテンツを企画する

目的やターゲットを決めたら、それらに合わせたイベントのコンテンツを企画します。

たとえば、「他者との交流を深める」にはゲームや食事会などのコンテンツ。「知識を付ける」には著名人のセミナーやグループワークなどを取り入れることで、イベントの目的達成を目指します。

5．興味を引くイベントタイトルを作成する

主に一般向けのイベントの場合は、ターゲットにとってわかりやすいイベントタイトルを付けることで、より効果的な集客につながります。「初心者向け〇〇講座」「人事担当者向け〇〇勉強会」など、イベントのターゲットを具体的に明記し、イベント参加へのハードルを下げましょう。

6．時季やトレンドを取り入れる

4月には新社会人向けのイベント、夏にはお祭り系のイベントなど、時季に合わせたイベント開催は、参加者の興味関心を引くひとつの手です。最近であれば「チャットbot」「VUI（音声ユーザーインターフェース）」などの、トレンドとして注目を浴びているキーワード関連のイベントを開催することで、より多くの集客効果が期待できるでしょう。

社内イベントでも、新入社員が入社したタイミングで行う新入社員研修や、入社○年目の社員向けの中堅社員研修など、時期やキャリアステージに合わせたイベントの開催が効果的です。

7．イベントに独自性のある要素盛り込む

自社のオリジナル要素をイベントに取り入れることで、唯一無二のイベント開催ができます。

自社で提供しているゲームやアクティビティを活かしたり、自社オフィス・自社工場の見学を企画したりと、まずは社内に活用できるものがないか探してみることもおすすめです。

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次に、イベント企画から当日までに必要な8ステップについて解説します。上述した7つのポイントを押さえて取り組むことで、効果的なイベント運営ができることでしょう。

1．イベントの企画を検討・決定する

先ほど解説した7つのポイントを踏まえてイベント企画を検討し、決定します。

2．イベントの開催日時・場所を決める

イベントの企画が決まったら、開催日時・場所を決めましょう。イベントのターゲットに合わせた開催時間帯や開催場所を選ぶことで、参加率が高まります。

特に開催場所はイベント成功において重要な要素です。「駅から近い」「会場の最寄り駅に主要な路線が多く通っている」などのアクセスのしやすさを踏まえて選びましょう。

3．必要な物品をそろえる

イベント企画・会場が決まったら、イベント運営に必要な物品を整理してそろえます。

リアルでの集合型イベントであれば、マイクやホワイトボードなど、すでに会場に用意されている場合があります。会場に何があるのかを事前に確認し、それら以外で必要な物品を準備しましょう。

オンラインイベントであれば、パソコンやカメラ、マイクなどの通信機器周りの用意が必要です。

4．イベント運営の役割分担を決める

次に、イベント運営スタッフの役割分担を決めます。イベントの企画にもよりますが、司会進行、受付、告知・集客担当などの役割は、ほとんどのイベントに必要です。

イベントの企画や開催場所に応じて、適宜役割を追加していきましょう。

5．イベントの告知・集客を行う

続いて、イベントの告知や集客を行います。イベントへの参加率を上げるには、告知・集客が非常に重要です。

最近では、自社サイト以外にもX（旧Twitter）やInstagram、FacebookをはじめとしたSNSを活用した集客方法が主流なので、一般向けにイベントを開催する場合は取り入れてみましょう。ただしイベントの内容によっては、ターゲットがSNSに馴染みの薄い年齢層であるケースも考えられます。効率的に告知・集客を行うなら、ターゲット層に合わせた告知方法を選ぶことが大切です。

なお、イベントの規模にもよりますが、告知のタイミングは1.5〜2ヶ月前から始めるのがおすすめです。早めに告知をしておくことで、参加者のスケジュール確保につながります。

6．イベント当日に向けた準備をする

イベント当日に近付くにつれて、徐々に会場設営や資料の準備を進めましょう。

早めに当日のタイムスケジュールを決めておき、運営側で複数回リハーサルを重ねることが、イベント成功への近道です。

7．実施後はイベント参加者へアンケートを取る

イベント実施後には、参加者へ向けたアンケートを取りましょう。アンケートは、参加者の意見や感想を集められる貴重なデータです。

参加者からの声を聞くことで、改善点を次回以降のイベントに活かしたり、運営者側の振り返りに使ったりと活用できます。

8．イベントの振り返りを行う

最後に、参加者アンケートの結果や、運営者スタッフの感想などを共有し、イベントの振り返りを行いましょう。

また、事前に設定したイベントの目的達成度を測ることも忘れてはいけません。イベントの目的達成に向けてどの程度の効果が得られたのかを知り、よかった点・改善点を話し合って次回以降のイベントに活かすことで、より効果の高いイベントの実施へとつながります。

イベント参加者の満足度を高めるイベントのアイデア企画例を紹介します。

1．イベント参加者同士の交流会

• 活用シーン：販促イベント、スポーツイベントなど

イベントの参加者同士の交流により、人脈のつながりができたり、情報共有・悩みの解決につながったりします。

企業側も参加者の生の声を聞くことができ、サービスや商品の改善につなげることが可能です。

2．ノベルティの配布

• 活用シーン：博覧会○○○○、見本市・展示会、販促イベントなど

参加記念品などのノベルティを配布することで、参加者はお得感を得られ、イベント満足度の向上につながります。

自社の試供品やサービス無料券などを配布し、新規顧客の獲得の場としても活用できるでしょう。

3．オンラインでの開催・同時配信

• 活用シーン：会議イベント、フェスティバル、販促イベントなど

リモートワークの普及に伴い、今までリアルで開催していたイベントをオンラインに移行するケースが増えています。オンラインイベントでは、全国各地のユーザーをターゲットにできるため、より多くの人数にリーチが可能です。

また、イベントをオンライン・オフラインの同時開催にするなどの工夫により、さらに多くのユーザーを対象とした展開につながります。

4．ゲスト講演

• 活用シーン：コンベンションイベント、フェスティバルなど

イベントの内容に合わせて、その業界で著名なゲストを招いて、講演をしてもらう方法もおすすめです。

著名人を招くことで、イベントのイメージアップ（信頼感が増す）につながり、専門知識を持たない一般客にもわかりやすい講演になるといったメリットがあります。

5．親子で参加できる企画

• 活用シーン：フェスティバル、博覧会、文化イベント、スポーツイベントなど

楽しい体験を共有したい親子を対象としたイベント企画です。特に物作りやスポーツは親子で一緒に楽しめるイベント企画として人気があります。

親子で参加できるイベントは、特に休日のショッピングモールやアミューズメントパークなどで開催することで、効果的な集客が見込めるでしょう。

6．過去の体験会・見学会の参加者へ優待を付ける

• 活用シーン：見本市・展示会、販促イベントなど

新製品やサービス、自社工場の見学など、イベントの参加者が実際に会社のサービスに触れられるイベントです。

その場で実際に商品を使ったり、サービスを体験したりできるため、販促や認知拡大に効果的です。

イベント企画会社へ依頼する場合、実際にどのような会社へ依頼すればいいのかわからずに悩んでしまうケースは少なくありません。ここからは、おすすめのイベント企画会社5選を紹介しますので、ぜひ会社選びの参考にしてみてください。

1．株式会社IKUSA

株式会社IKUSAは、東京・大阪・名古屋・仙台に拠点を構えるイベント企画会社です。「あそび総合カンパニー」として、企業や商業施設、自治体向けにオンライン・オフラインで年間1,000件以上のイベントを企画・提供しています。

代表的なイベントは、「謎解き脱出ゲーム」「チャンバラ合戦」「リモ謎」です。屋内型で広いスペースや体力が必要ない謎解き脱出ゲームや、体をめいっぱい使ってゲームを楽しむチャンバラ合戦、オンラインでも楽しめるリモ謎など、それぞれ魅力的な特徴があります。

• 強み：豊富なイベント実績、オンライン・オフラインのどちらにも対応可能
• 対応エリア：東京・大阪を中心に全国各地に対応
• 適したイベント：スポーツイベント、商業施設でのイベント、社内イベントなど

2．アズムクリエイション

株式会社アズムクリエイションは、東京都渋谷区に本社を構えるイベント企画会社です。主に映像作品やグラフィック制作を活用したイベントの企画・運営を強みとし、IT系から食品会社までさまざまな企業のイベント運営を手掛けています。

• 強み：映像作品・グラフィック制作を活用したイベント
• 対応エリア：都内を中心に全国各地
• 適したイベント：コンベンションイベント、カンファレンス、PRイベントなど

参考：イベント企画・制作～演出・運営 – イベント制作会社 アズムクリエイション

3．イベント・トゥエンティ・ワン

株式会社イベント・トゥエンティ・ワンは、全国で25拠点の事業所を展開するイベント企画会社です。創業30年の歴史があり、イベントの企画から運営、設営撤去までトータルでサポートしてくれます。

• 強み：豊富なイベントノウハウと商品数、オンライン・オフラインのどちらにも対応可能
• 対応エリア：全国25拠点を中心に対応
• 適したイベント：社内研修、展示会、セミナーなど

参考：イベントレンタルや会場設営,看板なら!東京 大阪 全国対応のイベント21

4．イベモン

イベモンは、タメニーアートワークス株式会社が提供するイベント企画サービスです。主に社内研修から販売促進施策などの事業推進を目的とするイベントのプロデュースを手掛けています。

• 強み：オンライン・オフラインのどちらにも対応可能
• 対応エリア：全国各地
• 適したイベント：社内研修、販売促進、周年パーティーなど

参考：入社式・表彰式・懇親会の企業イベントプロデュース|イベモン

5．マッシュ

株式会社マッシュは、関東エリアを中心に活動するイベント企画会社です。会場の企画・設営から当日の来場者案内・誘導を行う運営業務まで、一貫したイベント運営を提供しています。

• 強み：イベントの設営から運営まで一貫したサポート
• 対応エリア：関東エリアを中心に展開
• 適したイベント：スポーツイベント、コンベンションイベント、コンサートイベントなど

参考：株式会社マッシュ

イベントを成功させるためのポイントを3つ解説します。

1．詰め込み過ぎずにシンプルなイベントにする

イベントに多くの企画コンテンツを盛り込み過ぎると、当初掲げたイベントの目的から外れてしまうことも考えられます。

企画検討の段階でさまざまな企画案を思い付くことはありますが、それらを全部詰め込むのではなく、イベントの開催目的に沿って、シンプルに企画することを意識しましょう。結果として効果的なイベント開催につながります。

2．イベント参加のベネフィットをしっかりと告知する

ベネフィットとは「顧客が商品やサービスから得られる利益」のことを指します。

イベント運営の場合は、「このイベントに参加することでどのようなメリットを得られるのか」についての答えが参加者のベネフィットです。たとえば、「貴重な体験ができる」「スキルや知識の向上につながる」「新商品を発売前に試せる」などが、ベネフィットとして考えられるでしょう。

イベントの運営側が参加者へベネフィットを明確に伝えることで、効果的なイベントの集客につながります。

3．自社開催が難しい場合にはイベント企画会社へ依頼する

イベントを開催をするノウハウが自社に少ない場合は、イベントの企画から運営までを一貫して任せられるイベント企画会社へ依頼するのもひとつの方法です。

上述したように、イベントの企画から運営までにはさまざまなステップがあり、イベント運営に不慣れな場合は、考えている以上の時間と労力が割かれます。イベント企画会社に依頼すれば、その会社の持つ知識やノウハウを最大限に活用でき、高いクオリティでのイベント開催が可能です。

こちらの記事では東京と大阪にあるイベント企画会社を15選紹介していますので、ご興味がある方はぜひご覧ください。

【東京・大阪】イベント企画会社のおすすめ50選│選び方のポイントを解説

イベントの開催は企業にとってさまざまなメリットがあります。イベントを成功させるにはターゲットに刺さる企画やターゲットに適した集客が必要不可欠なので、ぜひ今回の内容を参考にしてみてください。

もし、イベントの運営や開催に不慣れな場合には、豊富なノウハウを持つイベント企画会社へ依頼するのがおすすめ。株式会社IKUSAはイベント運営の豊富なノウハウを持っているので、企業に合った最適なコンテンツを提供いたします。イベント開催にお悩みの場合には、ぜひ一度お問い合わせください。

IKUSAでは社内イベントにおすすめのチームビルディング・レクリエーション・懇親イベントを企画・運営しています。ご相談は無料です。内容が固まっていなくてもお気軽に「やりたいこと」をお聞かせください。
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