チームコミュニケーションとは？もたらす効果や役立つツール・サービスを解説

近年チームコミュニケーションは、ビジネスの成功や会社の売上に大きな影響を与えるとして、数々の会社で注目を集めています。とはいえ、ビジネスにおけるコミュニケーションとは何なのか、改めて問われると難しく感じる人もいるでしょう。この記事では、チームコミュニケーションの概要と効果、コミュニケーションを深めるのに役立つツール・サービスについて解説します。社内でのチームワークがうまくいかないとお悩みの方は、ぜひ読んでみてください。

「チームコミュニケーション」とは、チーム内でのコミュニケーションを意味するビジネス用語です。ここでいう「チーム」は、会社の部署やプロジェクト単位などでのメンバーの集まりを指します。メンバーが各々の役割を認識し、チームが目標に向かって共同作業をすることで「チームワーク」が成立するのです。コミュニケーションといっても、メンバー同士でおしゃべりをするという意味ではありません。社内で日々飛び交うさまざまな情報（作業の進捗状況や発生したトラブル、業務に関する最新情報など）をチームのメンバーに伝えて共有することが、ビジネスにおけるコミュニケーションです。チームワークを向上させるためには、円滑なコミュニケーションによる情報共有が必要不可欠です。チームコミュニケーションは、ビジネスやプロジェクトの成功、ひいては会社の売上や利益に繋がる重要な要素といえるでしょう。

近年、社内でのチームコミュニケーションを重要視する企業が増えています。企業が注目するチームコミュニケーションには、どのような効果があるのでしょうか。

情報共有が活発に行われるようになる

チームコミュニケーションがもたらす効果の１つは、社内での情報共有が活発化することです。同僚や上司と日頃から積極的なコミュニケーションを取ることで、お互いの性格や考え方、仕事に対する姿勢などを理解できるようになります。相手に対する理解が深まれば、仕事に関する意見交換や共同作業などがしやすくなるでしょう。意見交換をすることで新たなアイデアが生まれることもありますし、意見の相違があったとしても、相手の考え方がわかっていれば調整がしやすいです。また、必要なときにすぐ共同作業を行えるチームは業務がスピーディーに進むため、チームとしての成功体験を積みやすいという効果もあります。

コミュニケーション不足によるトラブルを防げる

チーム内でのコミュニケーション不足は、ビジネスにおいてさまざまなトラブルが発生する要因となります。例えば、チームのあるセクションで作業の遅れが出た場合、チーム内でその情報を共有し、スケジュール調整をしなければなりません。しかし、チーム内での人間関係ができあがっていないと、「誰に報告すればいいかわからない」「遅れについて責められるのは嫌だ」などの思いから、必要な報告がされない事態になりかねません。多くの場合、報告が遅れることでトラブルの規模は大きくなるため、やがては社内だけにとどまらず、クライアントにも迷惑をかけることになるでしょう。報連相というコミュニケーションが活発であることは、ビジネスのダメージを最小限に抑えたり、スムーズな業務進行でクライアントの顧客満足度を高めたりできる効果もあるのです。

離職率を抑えられる

「大学を卒業して入った企業を３年以内に辞める人が約30％いる」というデータがあるほど、近年はどの企業でも離職率が高い傾向にあります。終身雇用制の崩壊や転職の一般化などの時代背景も影響していますが、離職者の多くは企業を辞める理由として「人間関係の悩み」を挙げています。そのため、社内でのコミュニケーションの活発化は離職率の低下にも繋がるといえるでしょう。「人間関係の悩み」で会社を辞める人の多くは悩みを周囲に相談できず、１人で抱え込んでしまったために、その結論に至ってしまったと考えられます。社内でのコミュニケーションが取れていれば、悩みを打ち明けることで気持ちを切り替えられたり、対処法を教えてもらえたりして、仕事を前向きに捉えられるようになれるかもしれません。

会社では、さまざまな形態でコミュニケーションを取っていきます。ここでは、パターン別に効果的なコミュニケーションの取り方をみていきましょう。

会話でのコミュニケーション

会話はコミュニケーションの基本です。同僚や上司、部下などさまざまな人と関わることがある以上、相手から好感をもたれやすい会話術を身につけておくとコミュニケーションが取りやすくなります。まず、どんな立場の相手でも有効な会話術として挙げられるのは、「相手の話に興味を持って傾聴する」です。自分の話を聞いてくれる相手に対して多くの人は好印象を持ちますので、積極的なコミュニケーションに繋がります。自分の話をする際は、「結論から先に言う」ようにするのがおすすめです。そうすることで何が言いたいのかが明確になり、ダラダラとした話になるのを防げます。そのほか、会話をする際に「身振り手振りを入れる」「感情を表情にのせる」「声の音量やイントネーションに抑揚をつける」などを意識することも、効果的なコミュニケーションに繋がります。

対面でのコミュニケーション

会社では面談やミーティング、プレゼンなどを通して、１対１あるいは１対多数でのコミュニケーションを取ることがあります。それぞれを、コミュニケーションを取りたい相手や目的に合わせて活用するとよいでしょう。１対１での面談は、内向的で複数人でのコミュニケーションを苦手としている人に効果的です。他の人に話を遮られることがないため、お互いの意見を深められるというメリットがあります。ミーティングやプレゼンといった複数人でのコミュニケーションは、全体で意見や情報などを共有したいときに有効です。複数人で議論することで、新たなアイデアが生まれたり、これまでの業務に別の見方が提示されたりと、ビジネスに対して刺激を与えられます。

文章でのコミュニケーション

会社で必要になるコミュニケーションは、会話や対面だけではありません。社内外との文章でのコミュニケーションも数多く行われています。例えば、メールやSNS、ビジネスチャットを使った連絡などが具体例として挙げられます。会話や対面であれば、表情や声などの非言語情報でも相手とコミュニケーションを取れますが、文章でのコミュニケーションは「文字」しか情報を伝える手段がありません。そのため、相手に対して失礼にならない言葉遣いを意識しつつ、わかりやすく簡潔な表現でまとめる必要があります。

イベントでのコミュニケーション

社内イベントを上手に活用してコミュニケーションを深める方法もあります。普段は仕事の話のみで雑談をしたことがない相手でも、イベントという非日常空間であれば砕けた会話もしやすいでしょう。相手の新たな一面を発見することで理解が深まり、仕事でもコミュニケーションが取りやすくなるかもしれません。社内イベントの代表例として、社員研修や忘年会、社員旅行、ワークショップなどがあげられます。グループで行うスポーツやコミュニケーションが必須のゲームなどを取り入れて、関わりやすい環境を整えるとより効果的です。イベントにもさまざまな種類があるため、目的や会社の規模、コストなどを鑑みて選ぶようにしましょう。

コミュニケーションツールの導入も、チームコミュニケーションを深めるのに役立ちます。ここでは、特におすすめのツールを紹介します。

ChatWork

ChatWorkは、国内利用者数No.1を誇るチャットツールです。グループチャット機能やタスク機能があり、ファイルのアップロードもできるため、ビジネスに関するコミュニケーションをこのツール１つでまとめて行えます。さらに、ビデオ通話機能を使ってミーティングを行うことも可能です。どの機能も直感的に扱えるため、ITツールに疎い方でも使いやすいでしょう。７つのグループまで無料で作れるため、コストを押さえた利用もできます。

参照：Chatwork – 中小企業向けビジネスチャット  国内利用者数No.1

Slack

Slackは、アメリカのSlack Technology社が開発したビジネスチャットツールです。チャンネル機能でグループを作り、メッセージやファイルのやり取りをまとめて行うことができます。また、コネクト機能を使えば、社外の組織とも安全に繋がることができるため、より円滑なコミュニケーションが可能です。料金が無料のフリープランでも作成できるチャンネル数に制限はありません。ただし、フリープランは共有ファイルを保存する容量が限られます。ファイルを頻繁にやり取りするのであれば、有料プランを検討しましょう。

参照：働き方の未来はSlackに

Zoom

Zoomは、オンラインでミーティングやセミナーなどを行えるWeb会議サービスです。パソコンだけでなく、タブレットやスマホでも利用できるため、どこででも手軽にWeb会議に参加できます。メインの機能はビデオ通話ですが、チャット機能やファイル共有機能もあるため、通常の会議のようにメモを取ったり、資料を確認したりすることも可能です。100人以内の参加者でのグループ会議であれば、最大40分まで無料で行なえます。ミーティングにそれほど時間をかけない会社であれば、無料プランで問題ないでしょう。

参照：Zoom Meetings｜Zoom

Microsoft 365

Microsoft 365は、WordやExcelなどMicrosoftの全アプリケーションとグループウェアをまとめて利用できるサブスクリプションサービスです。アプリはクラウド型なので常に最新型を利用でき、サポート終了の心配もないため、会社では従来のOffice製品ではなくMicrosoft 365の方を導入するところが増えています。アプリの１つ「Microsoft Teams」を使えばチャット・Web 会議・通話・ファイル共有ができるため、チームでのコミュニケーションも問題なく行えます。

参照：Microsoft 365 の紹介 | Office アプリ、クラウド サービス、セキュリティの統合

Google Workspace

Google WorkspaceはGoogleが提供するグループウェアで、GoogleドキュメントやGoogleスプレッドシートなどのアプリケーションがセットになっています。もちろん、GメールやGoogleドライブ、Google Meet、Google Chatも利用できるため、ビジネスでのコミュニケーションもできます。ファイルをGoogleアプリに統一すれば、さらに連携がスムーズになり、生産性の向上に繋がるでしょう。

参照：Google Workspace | ビジネスアプリとコラボレーション ツール

チームコミュニケーションを深めるきっかけとして、専用のサービスを利用するのも有効です。ここでは、おすすめのサービスを厳選して紹介します。

リモ謎

リモートでもできる大人数参加型の脱出ゲームが「リモ謎」です。大まかな流れは、「チームを組んで謎を解き、閉じ込められそうな空間から脱出する」というもの。「電脳都市」「本能寺」「終わらないリモート会議」など、脱出する場所は複数用意されているので、気に入ったストーリーから選ぶこともできます。チームで役割を分担してそれぞれで情報を集め、情報をもとに話し合って次の行動を選択する必要があるので、コミュニケーションを取っていかなければクリアができない仕組みです。シンプルな操作で進められるのでリモートに不慣れな人でも参加しやすいですし、謎解きの難易度も調整可能です。

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合意形成研修 コンセンサスゲーム ONLINE

「合意形成研修 コンセンサスゲーム ONLINE」は複数の人の意見をすり合わせ、最終的に合意に至ることを目的に行うゲームです。ジャングルをテーマにした「ジャングルサバイバル」と防災知識を学べる「帰宅困難サバイバル」の2種類があります。基本的な流れは

1. 予期せぬ問題が発生する
2. 対処法をまずは個人で考える
3. 次にチームで対処法を考える
4. 専門家の結論と比べ、自チームの対処法の妥当性を確認する

というものです。このうち、「3」で合意形成のプロセスを学びます。「チームとしての意見」を出す必要があるので、メンバーごとに意見を出した後、価値観や考え方の異なる意見を整理して結論にまとめていきます。議論を重ねてチームの意思を決定するのが狙いなので、ビジネスでのミーティングにも応用できるサービスと言えるでしょう。

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謎解き脱出ゲーム

「謎解き脱出ゲーム」は、決められた時間や空間の中で出題される謎を解き、チームで力を合わせて脱出を図るゲームです。脱出ゲームといっても謎解きがメインなので、コミュニケーションを取る機会はたくさんあります。「廃屋」「美術館」「結婚式披露宴」など脱出する場所は複数用意されているので、気に入ったストーリーから選ぶこともできます。どの謎もチームで協力しなければクリアができない仕組みになっているので、チーム内でのコミュニケーションは自然と活性化するでしょう。

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チャンバラ合戦

「チャンバラ合戦」とは、スポンジの刀を使って相手の腕についたボールを落とし合う、大人数による対戦型ゲームイベントです。参加者を複数のチームに分け、トーナメント方式で行うのがおすすめです。ルールがシンプルでわかりやすく、刀を振ったり走ったりと体をフルに動かすので、参加者のテンションは間違いなく上がります。また、チームごとの戦略やチームワークが物を言うので、自然とチームビルディングに役立ちます。若手社員とベテラン社員がバランス良く混ざったチームを編成することで、これまで話したことがなかった人とのコミュニケーションが自然と生まれるでしょう。

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オンラインクイズ大会

「オンラインクイズ」はその名の通り、オンラインで行うクイズイベントのことです。１から自分たちで企画するのも楽しいでしょうが、ここでは株式会社IKUSAが提供する「オンラインクイズ大会」をおすすめします。

「オンラインクイズ大会」はクイズを自由に作れるので、一般的な問題のほかに会社やチームメンバーに関係する独自問題を盛り込んだり、四択・記述・複数解答などさまざまな形式のクイズを織り交ぜたりできます。当日の進行やMCはIKUSAにお任せできるので、クイズを解くことに集中できるのも嬉しいポイントです。クイズの正解・不正解に関係なく、楽しくコミュニケーションを深められるでしょう。

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リモBako

「リモBako」とは、リモートでの謎解きイベント「リモ謎」と、オンラインイベント会場「reBako」がコラボした誕生したサービスです。「時限爆弾からの脱出」というストーリーが設定されていて、チームで協力しながら謎解きをしていきます。その謎を解くためのヒントがreBakoのさまざまな会場にあるため、分担しながら各会場で情報を集めて謎を解き、脱出していくのです。謎解きと探検のドキドキを味わいながら、チームでのコミュニケーションを深められるゲームといえます。

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マーダーミステリー研修

「マーダーミステリー研修」は体験型の推理ゲームです。参加者には「刑事」「犯人」など登場人物の役割が与えられ、その役を演じながら誰が犯人であるかを推理していきます。当然、犯人役の人は自分が犯人であることを隠すので、他の参加者は多くの情報を集めて状況証拠を積み上げる必要があります。犯人側は自分の正体がバレないよう、巧妙な駆け引きをしなければなりません。ゲームでは自分の立場について誰かに説明したり、他の登場人物の情報を集めたり、集めた情報をもとに分析した内容をプレゼンしたりするので、コミュニケーションを深めるのにピッタリです。

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チームコミュニケーションを活発化させることは社内にさまざまなメリットをもたらしますが、手段を講じる際には注意すべき点があります。ここではそのうちの２つについて解説します。

チーム内の課題に合わない施策を行わない

チームコミュニケーションを深めるのに有効な施策であっても、チームの状況に合ったものを採用しなければ逆効果になります。例えば、人間関係がほとんど構築されていない段階のチームにツールを導入し、なかば強制的にコミュニケーションを取らせようとしても、期待するような効果は出ないでしょう。ChatWorkやSlackをはじめとするコミュニケーションツールは、ただ取り入れるだけでは効果的に活用できません。チームを組んだばかりであれば、普段の会話を増やしたり、イベントを行ったりしてアイスブレイクに取り組んだほうがよいでしょう。チームは段階を踏んでまとまっていくものです。状況にあった施策でなければ、便利なツールであっても義務的なものとなってしまい、コミュニケーションを深めるには至らないでしょう。

全員が使いこなせるツールを使用する

チームコミュニケーションを深めるにあたり、ツールの使用は効果的ですが、ツール選びは慎重に行う必要があります。機能が複雑なツールを選んでしまうと、使いこなせない人も出てきてしまうからです。ITツールを初めて使う人は、対応できるようになるまでかなりの時間がかかるものなので、チームに導入するツールは全員が使いこなせるものにしましょう。ツールを使えるのがチーム内の一部の人だけになると、全体的なコミュニケーションは深まりません。さらに、ツールを使える人と使えない人との間に情報格差が生まれたり、心理的な溝ができたりしてしまう可能性もあります。チーム内に亀裂を生じさせないためにも、ツールは吟味して選ぶようにしましょう。

チームワークを発揮してビジネスを成功させるためには、チームコミュニケーションの活性化が必要不可欠です。チーム内でコミュニケーションを深めることで、トラブルを未然に防いだり、新たなアイデアを生み出したりできます。会社では会話や対面、文章、イベントといったコミュニケーションを取る機会がいろいろあるため、状況に合わせて活用していきましょう。よりコミュニケーションを深めるために、ツールやサービスを導入することもおすすめです。その際は、「チームの段階に合ったもの」「チーム全員が使えるもの」を採用することを忘れずに。適切な施策でチームコミュニケーションを深めていけば、ビジネスを成功させ、会社の売上や利益を増やすことにも繋がります。社内でのコミュニケーションに悩んでいる方は、この記事で紹介した内容をぜひ参考にしてみてください。

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