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初めて幹事をする方必見!懇親会ですべきことやおすすめのプログラムとは?

2021.07.25

初めて社内懇親会の幹事を任され、どのようなことをすればいいのか、どういったものだと楽しんでもらえるのか悩む方が多いのではないでしょうか。

この記事では、懇親会の幹事がすべきことやおすすめのプログラムなどについて紹介します。これから懇親会の企画を考える方は、ぜひこの記事を参考に考えてみてください。

懇親会の幹事がすべきこと(準備編)

Woman at home hanging christmas lights party flags decorate items for celebration new year.

懇親会の準備段階で幹事がすべきこととは何なのでしょうか。見ていきましょう。

会場探し

懇親会の会場は、人数や予算に合わせて選ぶのがおすすめです。もし参加人数が少ないのであれば、居酒屋でもよいでしょう。

一方で、人が多い場合や居酒屋よりも気軽に過ごせるような場所がいい場合には、レンタルスペースがおすすめです。レンタルスペースのなかには、気軽に借りられるものもあります。

たとえば「SPACEMARKET」の場合、1時間ごとの料金でレンタルが可能です。懇親会以外にプライベートなパーティーや会議、スタジオ撮影など、さまざまな目的で利用できるスペースが数多くそろっています。

プログラムの作成

懇親会を開催する際、もっとも重要ともいえるのがプログラムです。もしプログラムがなければ、ただ会話を楽しむだけの飲み会とそう変わらないかもしれません。せっかくの懇親会だからこそ、参加者が満足できるようなプログラムを作成したいものです。

懇親会におけるおもなプログラムとしては、以下のような内容が挙げられます。

  • 開会・閉会宣言
  • 代表者のあいさつ
  • 乾杯のあいさつ
  • 食事・歓談
  • 余興・ゲーム

一般的な懇親会は上記のようなプログラムで組まれることが多いですが、研修と懇親会を組み合わせて開催されるときもあります。

プログラムを考える際は、懇親会の開催目的や人数などを考慮しながら考えてみましょう。また、他社が行った懇親会を参考にするのもおすすめです。

告知

プログラムが完成したら、参加者を集めるために告知を行います。告知の方法は、社内で使っているチャットツールで告知したりメールで全社員に送ったりという方法が挙げられます。

スケジュールに関しては「調整さん」のようなツールを使って、どの日程で開催したら多くの人が参加できるのか調べてみるといいでしょう。

懇親会の幹事がすべきこと(当日編)

Pretty smiling Caucasian woman hosting dinner party at home and putting pasta on friends plate.

懇親会当日、滞りなく進めるためには以下のことを行いましょう。状況次第では、他の人にサポートしてもらうのもおすすめです。

司会者を用意する

懇親会はただの飲み会ではないため、司会者を用意しておきましょう。司会者を用意しておくことで、スムーズにプログラムを進めやすくなります。タイムロスも減らせるため、予定時刻に懇親会を終わらせやすくなります。

司会者に関しては、幹事が行うのでも問題ありません。ただ、ある程度のトーク力が必要になるため、話すのが苦手な場合は他の人に任せてもいいでしょう。ゲームや企画などを行う場合は、さらに進行スキルが必要になるので、進行含め外部に運営を依頼するのも一つの手です。

スケジュールどおりに進める

できるだけ予定時刻に懇親会を終わらせるためにも、スケジュールどおりに進める必要があります。

とくに会場をレンタルする場合、時間以内に終わらせる必要があることから、なおさらスケジュールどおりの進行が重要です。社内スペースを借りて開催する場合でも、時間が長引くにつれて疲れもたまってくるため、できる限りスケジュールどおりに進めることをおすすめします。

スケジュールどおりに進めるためには、先ほど触れたように司会者を設けたり、あらかじめ終了時間を伝えておいたりといった対策を行いましょう。

会計

終了時間に近づいたら、会計の準備を行いましょう。たとえば居酒屋で懇親会を開催する場合、終了時間に近くなった段階で全員からお金を集めます。人によっては請求金額ぴったりの額を持ち合わせていない場合もあるため、時間ギリギリに行うとスムーズに回収できないおそれがあります。

一方で、会場費や飲食代を先払いしている場合、開催前に集めるのがおすすめです。会場へ入る際にお金を支払ってもらうことで、効率よく回収できるでしょう。あらかじめ請求金額を伝えておけば参加者も準備しておけるため、おつりを準備する手間を軽減されます。

二次会への案内

懇親会の盛り上がりによっては、二次会を開催することもあるかもしれません。幹事は二次会までカバーしておく必要はありませんが、案内だけはしておくといいでしょう。あらかじめ案内しておくことで、スムーズに二次会を開催しやすくなります。

なお、二次会に関しては福利厚生費として処理できない可能性が高くなります。そもそも懇親会を経費として処理する場合、社員全員が参加可能でなければなりません。二次会に関しては社員全員が参加することは少ないため、福利厚生費では処理できなくなってしまいます。懇親会の出費を経費として処理したい場合は注意しましょう。

懇親会の幹事がすべきこと(開催後編)

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懇親会が終わった後も幹事の仕事は残っています。どういったことをする必要があるのか、確認しておきましょう。

会計報告

経費として処理するのであれば、忘れずに会計報告を行いましょう。

参加者に対しても会計報告を行えば、自分たちが支払ったお金がどのような目的で使われたのか把握してもらえるため、懇親会への信頼感もアップします。そうなれば、次回以降の懇親会にも参加してもらいやすくなるかもしれません。

お礼

懇親会は多くの参加者がいるからこそ成り立つものであるため、感謝の気持ちも伝えるようにしましょう。

伝え方に関しては、メールでも口頭でも問題ありません。直接言う機会がなければ、メールがいいでしょう。

オンラインで懇親会を開催するメリット

Drinking party online with friends at home

新型コロナウイルスの影響で、懇親会もオンラインで開催されることが増えました。オンラインでの懇親会は、従来の懇親会とは少し異なります。

オンラインで懇親会を開催するメリットとして、まず従来のように一つの会場に集まる必要がなくなり、自宅から参加可能なことが挙げられます。どこからでも参加できることから、地方や海外で生活している方でも参加が可能になります。

また、会場費や交通費などが必要ないため、従来の懇親会と比較するとコストを抑えて実施できます。予算が限られている場合でも懇親会を開催できる可能性が高くなり、これまでよりも気軽に懇親会を開催しやすくなるでしょう。

オンラインで懇親会を行う際の注意点

懇親会をオンラインで開催する場合、オンラインだからこそ注意する点があるので紹介します。

ネット環境は必ずチェック

オンラインで懇親会を開催する際には、それぞれのネット環境を必ずチェックしておきましょう。ネット環境が悪いと、音声や映像が乱れて会話の流れについていけなくなったり、途中で接続が切れてしまったりするおそれがあります。

最後まで問題なく楽しむためにも、参加者に改めてネット環境を確認してもらうよう促しましょう。事前にネット環境を確認しておくことで、開催前に問題点を解決しやすくなります。

人数が多い場合はグループ分けを

オンライン懇親会は、人数が多くなるほど運営が大変になります。大人数であるほどネットの接続が重たくなるだけではなく、誰が話しているのかが把握しにくくなります。司会の負担も増えるため、オンライン懇親会は人数に注意しなければなりません。

もし人数が多いのであれば、グループに分けて開催するのがおすすめです。グループに分けることで管理しやすくなり、司会の負担も軽減されます。グループ分けに関しては、たとえばZoomであればブレイクアウトルームの機能を活用することで、かんたんに偏りなく分けられます。

長くなる場合は休憩を入れる

長時間PCの画面を見続けるのは、目の負担になります。疲れが出てくると楽しみにくくなるため、満足度も低下してしまうでしょう。

参加者に最後まで楽しく過ごしてもらうためにも、懇親会が長くなる場合は適宜休憩を入れるようにすることをおすすめします。

フードやドリンクはまとめて注文するのがおすすめ

オンライン懇親会は、一般的には各自で好きなフードやドリンクを用意する形になります。しかし、参加者全員分をまとめて注文するのも一つの方法です。

画面越しであっても、同じフードやドリンクを楽しむことで一体感が生まれやすくなります。また、まとめて注文することで経費として処理しやすくなる可能性もあります。各参加者のレシートをわざわざ集める手間もなくなるため、できるだけ手間を省きたい場合にもおすすめです。

懇親会におすすめのケータリング・フードデリバリー8選

Dessert table of delicious snacks on wedding reception.

先述したとおり、ドリンクやフードをまとめて注文するのがおすすめです。ただ、ケータリングやデリバリーサービスを利用したことがない場合、どういったところに依頼すればいいのかわからないこともあるでしょう。

ここからは、懇親会向けのフードやドリンク注文に利用できるケータリングサービスやデリバリーサービスを紹介します。

オンラインフードデリバリー

株式会社IKUSAが提供する「オンラインフードデリバリー」は、オンラインでの社内イベント向けに開発されたデリバリーサービスです。

プロのシェフが料理を監修しており、リーズナブルなプランから贅沢なプランまで用意されています。季節に合わせた期間限定のプランもあります。また、オンラインイベントのサポートもしてくれるため、初めてオンラインで懇親会を開催する際にもおすすめです。

イベントのご相談はこちら

ケータリングジャパン

「ケータリングジャパン」は、50名以上のレセプションや懇親会などに特化しているケータリングサービスです。

ケータリングジャパンでは、予算や人数、目的に応じて理想的なプランを探すことが可能。オンライン懇親会向けのプランもあります。

プラチナデリスタイル

大人数の懇親会なら「プラチナデリスタイル」がおすすめです。300名以上でも対応でき、当日・翌日に対応できるプランも用意されています。懇親会が目前に迫っている場合でも相談してみるといいでしょう。

プラチナデリスタイルは料理の提供だけではなく、フラワーアレンジメントや会場の装飾なども行っています。懇親会の会場設営からサポートしてくれるため、思い出に残るような懇親会を開催したい方にぴったりでしょう。

ニラックスケータリングサービス

「ニラックスケータリングサービス」は、すかいらーくグループに属するケータリング・デリバリーサービスです。

小規模なものから大規模なものまで対応しており、懇親会以外にセレモニーパーティーや同窓会、婚活パーティーへのケータリングも可能です。

ニラックスケータリングサービスでは衛生管理を徹底しており、その厳しさは業界トップクラス。安全性も重視しながらサービスを選びたい方にも向いています。

Season

「Season」は、とにかくコストを抑えてケータリングやデリバリーを利用したい方におすすめです。その日の旬の食材を調達して、シェフのおすすめメニューのみに絞ることで低価格なプランを実現。予算が少ない場合でも利用できるでしょう。

Seasonでは、初めて利用する方限定で無料の試食サービスを行っています。実際に食べてみて利用するかどうかを決められるため、Seasonに依頼したことがない方は、まず試食サービスを利用してみてはいかがでしょうか。

L’api catering & delivery

「L’api catering & delivery」は、食材にこだわりたい方におすすめのケータリング・デリバリーサービスです。

自分たちで食材を探しており、こだわり抜いた食材を用いた料理を提供してくれます。合成着色料・保存料・発色剤・イーストフード無添加という点もL’api catering & deliveryの魅力です。

nonpi foodbox

「nonpi foodbox」は、オンライン専門のフードボックスを届けてくれるデリバリーサービスです。アサヒ飲料株式会社やfreee株式会社など、業種や業態を問わず多くの企業で利用された実績があります。

nonpi foodboxのおもなメニューは、「有田焼カレープラン」や「スペシャルプラン」、「チーム懇親会プラン」など。全国に届けてくれるため、地方の企業でも利用しやすいでしょう。

ごちクル deli BOX

「ごちクル deli BOX」は、オンライン飲み会や食事会などに最適なオードブルを届けてくれるサービスです。まとめてかんたんに注文できるだけでなく、アレルギーやヴィーガンにも対応。ドリンクやサイドメニューの同時配送も可能です。

ごちクル deli BOXのおもなメニューは「スタイリッシュBOX~ドリンク付き~」や「スクエアプレート」、「人形町今半 黒毛和牛すき焼きセット」など。リーズナブルなプランから高級なプランまでそろっています。

【室内】懇親会でおすすめのプログラム5選

happy young friends looking at smiling girl playing beer pong at home party

ここからは、室内でできる懇親会におすすめのプログラム5選をご紹介します。プログラムに悩んでいるのであれば、以下のプログラムも参考に、内容や予算などを考慮しながら検討してみてください。

謎解き脱出ゲーム

謎解き脱出ゲーム」は、株式会社IKUSAが提供するゲームです。

会議室をはじめとする狭いスペースでも開催でき、体力をほとんど使いません。そのため、小さなスペースで懇親会を開催しようと考えている場合や体力を気にせず楽しめるゲームを探している場合におすすめです。

謎解き脱出ゲームでは、「ある会議室からの脱出」「燃え盛る本能寺からの脱出」「Wedding Mistery Party」の3種類を用意。「Wedding Mistery Party」は結婚式披露宴向けですが、残りの2つは懇親会のプログラムにぴったりです。

これ以外にフルカスタマイズプランも用意されており、自社に合った理想的なプランを実現できるでしょう。思い出に残るようなゲームで楽しんでもらいたいときに検討してみてはいかがでしょうか。

謎解き脱出ゲームの詳細はこちら

カタカナ禁止ゲーム

カタカナ禁止ゲームは、ゲーム中カタカナの言葉を口に出してはいけないというゲームです。

「かんたんなゲームなのでは?」と思うかもしれませんが、これが意外と難しく、無意識でカタカナの言葉を口に出してしまうことが。ルールがシンプルなので、気軽に懇親会のプログラムとして導入できます。

イントロドン

「イントロドン」は、イントロを流して何の曲なのか当てるゲームです。

大人数の場合は、グループ対抗で戦ってみるといいでしょう。「イントロドン」向けのアプリもあるため、利用すれば気軽に開催できます。ただ、参加者の年齢層の幅が広いと、選曲が偏るとまったく答えられない人が出てくるおそれがあるので気をつけましょう。

謎解きトランプ

「謎解きトランプ」はカード1枚1枚に謎が書かれているトランプで、ひらめきが重要なゲームです。人生経験や学力など関係なくプレーできるため、参加者の年齢層が幅広い場合でも楽しみやすいといえます。

リアル脱出ゲーム研修&懇親会

「リアル脱出ゲーム研修&懇親会」は、株式会社SCRAPが提供しているプログラムです。

「リアル脱出ゲーム」を研修や企業パーティー用にアレンジした内容で、「オンライン懇親会プラン」「研修プラン」「企業向けパーティープラン」の3つが用意されています。

4名程度のチームに分かれて謎解きにチャレンジします。脱出成功率は30%と低いため、場合によっては脱出できずに終わる場合も。必ず成功できるわけではないからこそ、より盛り上がるでしょう。

【オンライン】懇親会でおすすめのプログラム5選

次に、完全オンラインで開催できるおすすめのプログラムを紹介します。オンラインでもしっかり世界観を楽しめるものがあるので、ぜひチェックしてみてください。

リモ謎

株式会社IKUSAが提供する「リモ謎」は、リモートと謎解きを組み合わせたゲームです。

難易度調整が可能である上に、シンプルな操作性でオンラインに慣れていない方でも楽しみやすくなっています。懇親会以外にチームビルディング研修や新入社員研修にも活用できるため、研修の一環として取り入れてみるのもおすすめです。

リモ謎は「閉ざされた電脳都市からの脱出」「燃え盛る本能寺からの脱出」「終わらないリモート会議からの脱出」の3種類から選べます。「閉ざされた電脳都市からの脱出」と「終わらないリモート会議からの脱出」はチームでの強力が重要。「燃え盛る本能寺からの脱出」はプロの演者が登場するため、世界観に浸りながら楽しめます。

もし予算に余裕があるならば、オプションを追加してみるのもおすすめです。オリジナルのWEB謎解き制作やオンラインイベントのサポートといったオプションがそろっているため、必要な場合は検討してみてください。

リモ謎の詳細はこちら

リモ探

同じく株式会社IKUSAが提供する「リモ探」は、オンライン上で事件の真実を明らかにするゲームです。

与えられた情報を整理・共有することが重要で、言語化力と思考力が試される内容となっています。こちらもチームビルディング研修や新入社員研修などにも活用できるため、楽しみながら学べる研修を開催したい場合にもおすすめです。

リモ探では、各チームを巡回するスタッフが配置されます。システムのサポートやかんたんな発言の記録などをしてくれるため、初めてリモ探に取り組む方でもスムーズに進められるでしょう。

リモ探の詳細はこちら

かぶっちゃやーよ

テレビ番組のコーナーにも起用されていた「かぶっちゃやーよ」は、あるテーマに対して全員が被らないように回答しなければいけないゲームです。

誰かと被った時点で負けなので、いかに他の人と被らないような答えを出すのかがポイントとなります。

オンラインクイズ大会

オンラインクイズ大会は、「社長の年齢は?」「創業して今年で何年目?」といった自社に関する問題を盛り込むことで、全員で楽しめるだけではなく、自分が働いている会社がどんなところなのか改めて確認できます。

クイズの作成や出題ができるツールを使うと手軽に開催できます。しかし、参加人数が多かったり準備に時間がかけられない場合は、外部に委託することがおすすめです。プロのMCが盛り上げてくれるので、幹事自身も楽しめます。

また、同時にビンゴ大会を開催するのもよいでしょう。ビンゴならシンプルに楽しめますし、景品を用意しておくと盛り上がります。クイズ大会やビンゴ大会などオンラインでできるプログラムをまとめて依頼できるプランがありますので、ぜひチェックしてみてください。

オンライン社内イベントプロデュースの資料ダウンロードや詳細はこちら

謎Bako

謎Bakoはオンラインで行う謎解きパーティーゲームです。チームで謎解きをしていくので、チームビルディングの取り組みとしてもおすすめです。

謎Bakoの大きな特徴の一つが、バーチャルの世界の中を自由に動き回れることです。そして、チーム以外の人ともコミュニケーションを取りながら謎を解くための情報収集をしていきます。

オンラインでより多くの人とコミュニケーションを取りたいときにピッタリのゲームです。

謎Bakoの資料ダウンロードや詳細はこちら

 

充実したプログラムで楽しい懇親会を!

Aerial view of people toasting together

今回は、懇親会の幹事がすべきことやおもなプログラムなどについて紹介しました。

幹事の仕事はいろいろありますが、しっかりと準備を行うことで楽しい懇親会を実現できるはずです。懇親会では、実施するプログラムも重要。初めて懇親会を企画する方は、ぜひこの記事で紹介したプログラムやサービスなども参考に検討してみてください。

 

参考サイト

よしふみ

この記事を書いた人

よしふみ

旅行系からビジネス系に至るまで、幅広いジャンルを執筆するWebライター。国内外を旅しながら、記事を書いています。

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