社内コミュニケーションが不足する原因を解説│イベントによる改善策も紹介！

仕事をスムーズに進めて業績を上げるうえで、社内コミュニケーションは重要なポイントです。しかし、さまざまな原因で社内コミュニケーションが不足した結果、社内での情報共有がうまくいかなかったり、従業員間の人間関係が悪くなったりする企業もあります。はじめは小さなミスであっても、積み重なることで大きな問題に発展する可能性があるため、早急に改善しなければなりません。

この記事では、社内コミュニケーションの概要や不足する原因、イベントを活用した改善策などを解説します。社内コミュニケーションに問題があると感じている方は、ぜひ参考にしてください。

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社内コミュニケーションとは、「社内で日常的に行われている会話や情報交換のこと」です。仕事に関係することだけでなく、休み時間やちょっとした隙間時間での雑談も含みます。「社内」の範囲は幅広く、同じ部署の同僚や上司、プロジェクトのチームメンバーといった日常的に会う人だけでなく、他部署の従業員や上層部との関わりも社内コミュニケーションにあたります。

日常的に接点を持ち、会話をしやすい環境をつくることが重要です。「仕事に関することならともかく、雑談は社内コミュニケーションといえないのでは？」と考える方もいるかもしれませんが、雑談で相手との距離が縮まるのはよくあることです。仕事の話だけでは築けない人間関係を得られるでしょう。

社内コミュニケーションを重ねて従業員同士の理解が深まれば、仕事に関する情報やノウハウの共有がスムーズになって業務が効率化したり、離職率が抑えられたりと、最終的に企業全体の利益へとつながっていく可能性があります。

そもそも、なぜ社内コミュニケーションが企業にとって重要なのでしょうか。ここではおもな理由として3つ挙げて解説します。

生産性の向上につながる

社内コミュニケーションが活性化している企業では、業務に必要な情報の共有がスムーズになり、生産性や作業効率アップにつながります。企業内でのプロジェクトは、複数の部署で連携して進めることがよくあります。

そのため、同じ部署の人やチームメンバーとだけコミュニケーションを取っていれば問題ない、というわけにはいきません。部署に関係なく、日頃からコミュニケーションを取って相手の立場や現状を把握していれば「そういえば、この情報はあの部署に影響するから伝えておいたほうがいい」と気づくことができ、情報伝達のタイムラグが少なくなるでしょう。従業員の間だけでなく、部署の間でもコミュニケーションが活発になり、常に密な連携が取れるようになれば、連絡の行き違いによるミスやトラブルは少なくなります。

従業員のストレスが軽減される

社内コミュニケーションが十分になされている企業では、従業員が抱えるストレスが軽減されやすくなります。従業員が業務において力を発揮するには、「心理的安全性」が担保されていることが重要です。

心理的安全性とは、周囲の人の顔色をうかがったり、羞恥心を持ったりすることなく、自分の意見を言える状態のことを指します。「この人の意見に逆らったらプロジェクトから外される」「ほかの人と違う意見を言って間違っていたらバカにされる」などの懸念があると、良好なコミュニケーションは取れません。常に周囲に対して疑心暗鬼になったり、悩みを溜め込んだりするストレスフルな会社になってしまいます。

日頃から社内コミュニケーションが行なわれていれば、仕事で困っていることを周囲に打ち明けて、助けを求めやすくなります。また、「最初は怖そうな人だと思っていたけど、話してみたら気さくな人だった」というように、抱いていた誤解が解消されて信頼関係を築けるようにもなるでしょう。

離職率が抑えられる

社内コミュニケーションの活性化は、離職率の低下という効果も期待できます。従業員が離職する理由として、「人間関係」によるものが多いからです。特に、新入社員は社内に知り合いがいない場合が多いため、仕事を覚えるのと並行して人間関係を築いていく必要があります。

ただ、これらを新入社員1人で行うのは難しく、周囲のサポートがなければ孤独感や焦りが募るばかりになるでしょう。このとき、社内コミュニケーションが活発な企業であれば、先輩や上司が率先して話しかけたり、必要なことを教えたりしてくれます。そうした助け合いが当たり前の環境であるとわかれば、新入社員の緊張や不安はほぐれて働きやすいと感じられるようになるでしょう。

社内コミュニケーションはどのような原因で不足してしまうのでしょうか。ここではおもな原因として２つを挙げて解説します。

縄張り意識・縦割り意識の強さ

社内コミュニケーションの活性化を阻む要因の1つに、部署や支社といったくくりによる「縄張り意識」「縦割り意識」の強さが挙げられます。企業は、業務内容によって課や部署が分かれているのが一般的です。大企業であれば、同じ業務でも部署が分かれることもあり、従業員の所属はより細分化されていきます。

そうなると、普段から仕事で関わる人の顔ぶれはほぼ固定化されるため、それ以外の人たちとコミュニケーションを取る機会を得にくくなります。それに加えて、「うちの業務に対してよその部署が口を出すな」「この業務にうちの部署は関係ない」というような縄張り意識・縦割り意識が強い雰囲気だと、コミュニケーションを取ることが困難になります。情報共有に対する意識が低い部署に対しては、情報がもたらされるスピードはどんどん遅くなるでしょう。 

コミュニケーションを取りにくい社内の雰囲気

社内コミュニケーションは、あいさつや雑談といったちょっとした言葉のやり取りからスタートすることがほとんどです。しかし、社内が「仕事に関係のない会話はしてはいけない」という閉鎖的な雰囲気であった場合、コミュニケーションが活発になることはないでしょう。

従業員のなかには、「雑談＝仕事の役に立たない単なるおしゃべり」「雑談をせずに静かに仕事をしたほうが効率的」などととらえている方もいます。確かに、内容だけを聞けば雑談はただのおしゃべりかもしれません。

ただ、雑談をきっかけに社内コミュニケーションが活性化すれば、めぐりめぐって生産性の向上・従業員のストレスの軽減・離職率の抑制などの効果が期待できるのです。周囲の迷惑になるほど大声でしゃべったり、長時間雑談を続けたりするのは避けるべきですが、言葉を交わすこと自体を制限するのは、社内コミュニケーションの不足を助長するだけでしょう。 

社内コミュニケーションが不足すると、具体的にどのような問題が生じるのでしょうか。ここでは、おもに3つの問題点を挙げて解説します。 

ミスやトラブルの増加

社内コミュニケーションが不足している企業では、情報共有がスムーズに進まず、伝達ミスや遅延が起こりやすくなります。必要な情報が関係各所に伝わっていなければ、仕事でのミスやトラブルは増えていくでしょう。

「ミーティングの日程変更がメンバーに伝わっていなかった」「顧客からの要望がチームに周知されていなかった」など、情報の伝達ミスが起こると仕事の進行に支障が出ます。情報を伝え直したり、伝達ミスによって起こったトラブルに対応したりしなければならず、余計な労力や時間を割く羽目になるのです。

また、コミュニケーション不足の社内では、「今、誰が、どんな仕事をしているのか」をお互いに把握しにくくなります。なかには、そうした状況のなかでミスやトラブルを隠蔽したり、コンプライアンス違反に手を染めたりする従業員が出てくるかもしれません。社内コミュニケーションには、「どうせバレないだろう」という意識をなくす効果も期待できます。 

顧客からの不信

前項で、「社内コミュニケーションが不足すると、仕事上のミスやトラブルが増える」と述べました。そのようにミスやトラブルが頻発する企業に対して、顧客はどう感じるでしょうか。

「この会社に仕事を頼んでも大丈夫だろうか」と、不信感を覚えるでしょう。顧客からの信頼を失えば、進行途中で仕事を打ち切られたり、継続契約が取り消しになったりする可能性が高いでしょう。相手が消費者であれば、商品の不買につながりかねません。「あの会社は信用できない」という評価が企業や消費者の間で広まってしまえば、企業の業績は悪化していくばかりでしょう。

従業員のモチベーションの低下

日頃からのコミュニケーションが足りていない社内では、従業員同士のトラブルも起こりやすくなります。ミスが発生したときに言った・言わないの水掛け論になったり、トラブルの対処にストレスを感じたりと、社内の雰囲気はギスギスしていくでしょう。

ミスやトラブルが多い職場では成功体験や達成感を得ることは難しく、従業員のモチベーションは下がるばかりです。モチベーションが上がらない状況では生産性の向上やアイデアの創出は難しく、逆に別のミスやトラブルをうむ悪循環に陥りかねません。モチベーションが低下した従業員のなかから、離職する者が出てくる可能性もあります。社内コミュニケーション不足は、人材の流出にもつながりかねないのです。

企業のさまざまなトラブルのもとになりかねない社内のコミュニケーションの不足は、どうやって改善していけばいいのでしょうか。ここでは、比較的取り組みやすい方法を3つ紹介します。

1on1ミーティングを行う

「社内でコミュニケーションを取るように」と言われても、具体的に何をすればいいかわからずに困る従業員もいるかもしれません。そのため、最初のうちは半ば強制的であっても、コミュニケーションを取る機会を設けるのが良いでしょう。

社内で取り組みやすい方法としては、「1on1ミーティング」がおすすめです。1on1ミーティングとは1対1での話し合いのことで、一般的には上司と部下とで行われます。部下から仕事での悩みや困っていること、これから挑戦してみたいことなどを聞き取り、上司は必要なアドバイスを送ります。話しやすい雰囲気をつくるために、プライベートな内容を織り交ぜて話すのも良いでしょう。

こうした１対１でのミーティングを定期的に行うことで、従業員同士のコミュニケーションのきっかけを作り、徐々にその幅を広げさせていくのがおすすめです。 

社内SNSを導入する

社内でコミュニケーションを取るといっても、他の部署や別の支社にいる従業員相手では、日常的に会話をすることは難しいでしょう。そうした場合には、社内SNSを活用するのがおすすめです。

専用のアプリやチャットツールを使って、従業員同士専用のスペースを作り、気軽に情報交換できるようにします。仕事に必要な情報を伝達するだけでなく、雑談ができる場所も用意すれば、そこから新たな企画がうまれたり、趣味などで意気投合して人脈が広がったりするかもしれません。

なお、社内SNSを導入する際は、デジタル機器の扱いに慣れていない人が取り残されることのないよう、シンプルに扱えるツールを選ぶのが重要です。

社内イベントを行う

社内コミュニケーションのきっかけづくりとして、社内イベントを開催するのも1つの手です。研修やレクリエーションなどのイベントを通して、参加者同士でコミュニケーションを取りやすくなる機会と環境を提供できます。

どのイベントを行うかは、どういったコミュニケーションを取ってほしいかで選ぶようにしましょう。例えば、新入社員同士のコミュニケーションを深めたいのであれば、同じ立場の人が参加する研修が適切です。年齢や部署などをこえたコミュニケーションを深めたい場合は、ゲーム性の強いレクリエーションを活用するのが良いでしょう。

最近は、社内イベントの企画・提案・運営などを委託できるサービスも増えています。社内だけでイベント開催するのが難しい場合は、そうした専門サービスを利用するのがおすすめです。

社内のコミュニケーション不足を改善するにあたって、社内イベントは効果的な手段の1つです。ここでは、コミュニケーション不足の改善につながる社内イベントのサービスを3つ紹介します。

チームビルディングBBQ

株式会社IKUSAが提供する「チームビルディングBBQ」は、バーベキューにチームビルディングプログラムを加え、楽しみながら参加者同士の親睦を深められるサービスです。企業が社内イベントとしてバーベキューを行うことはよくあるため、参加者に身構えさせることなく、コミュニケーションを取りやすい環境を提供できます。

バーベキューを行う際は、会場の確保や食材の準備、片付けなどさまざまな手間がかかります。しかし、「チームビルディングBBQ」ではそうした手間はIKUSAにおまかせできるため、社員は手ぶらで参加できるのがうれしいポイントです。バーベキューだけでも参加者同士のコミュニケーションのきっかけにはなるでしょうが、「チームビルディングBBQ」ではバーベキューイベント専用のチームビルディングプログラムを組み込むことで、よりコミュニケーションを深められます。以下のURLから資料をダウンロード可能ですので、ぜひご覧ください。

https://ikusa.jp/download_team-building-bbq-plan/

チームビルディングBBQ | 企業イベント向け手ぶらBBQサービス | ビジメシ (biz-food.com)

ウォーキングミーティング

ウォーキングミーティングは、参加者が外を歩きながら行う会議のことです。ミーティングといえば、一般的には会議室に参加者が着席して行いますが、やり取りは質疑応答のような硬いものになりがちで、コミュニケーションを深めるのは難しいでしょう。

しかし、ウォーキングミーティングでは会議室のように向かい合うのではなく、横並びの体勢になるため、心理的な距離が縮まって話しやすくなります。1対1もしくは数人で話す形になるため、参加人数は限られてしまいますが、30分～1時間ほどで終わるので、忙しくても取り組みやすい社内イベントです。さらに、ウォーキングで体を動かすため、運動不足の解消やリフレッシュ効果も期待できます。

シャッフルランチ

シャッフルランチは、部署や役職などにかかわらず、参加者をシャッフルしてランチを食べるイベントです。食事をしながらだと話が弾みやすくなるため、プライベートな話もしやすくなります。会社でのランチタイムは、食べる場所や一緒に食べる相手が限定されがちです。

ただ、社内コミュニケーションを活発にしたいのであれば、堂々とおしゃべりできるランチタイムを活用しない手はありません。食べる場所や一緒に食べる相手を普段と変えることで、人脈が広がったり、相手の新たな一面を知れたりできるでしょう。昼休憩の1時間程度で終わるイベントなので、開催しやすいのもメリットといえます。

社内コミュニケーション不足は、さまざまな問題が発生する要因となります。ミスやトラブルが相次いで企業の生産性や作業効率が低下すれば、顧客や消費者からの信頼を失うことにもなりかねません。少しでも社内コミュニケーションの不足を感じるのであれば、できるだけ早いうちに対処しましょう。

改善策としては、従業員同士がコミュニケーションを取れるきっかけを、企業側が積極的に提供するのが良いでしょう。SNSやイベントを活用すれば、より多くの人とコミュニケーションを取りやすくなるはずです。近年は、社内コミュニケーションの活性化につながるイベントが提供されているので、自社にあったものを活用してみてはいかがでしょうか。

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