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社内コミュニケーションの3つの課題|解決方法とおすすめのサービスも紹介

日々の業務を円滑に進めていくためには、社内コミュニケーションが欠かせません。しかし、社内コミュニケーションに何らかの課題を抱えている企業は多いのではないでしょうか。

特によく聞かれるのが、以下3つの課題です。

  • 部門間・事務所間のコミュニケーション不足
  • コミュニケーションに対する積極性がない
  • テレワークが普及したことによる「オンラインコミュニケーション」の課題

本記事では、この3つの課題の解決法を、おすすめのサービスとともに紹介します。

【課題1】部門間・事務所間のコミュニケーション不足

企業の業績を上げるためには、部門間・事務所間の連携は重要なポイントです。HR総研が2020年に実施した『「社内コミュニケーション」に関するアンケート調査』では、社員間のコミュニケーション不足がどのような障害になるかという質問に対し、約7割が「部門間・事務所間の連携」と回答しています。

部門間・事務所間の連携がうまくできていないと、目標や方向性にずれが生じてしまうことがあります。例えば、既存製品を改良するときに、部門間で考え方が違う場合、以下のように対立が生まれる可能性があるでしょう。

  • 営業部門:「売り上げを伸ばすために商品価格を抑えたい」
  • 生産部門:「少々価格を上げても商品の質を上げたい」

このとき、部門間のコミュニケーションが良好であれば、ずれに早期に気づき、修正できます。

参考:「部門間」と「経営層と社員」の関係に課題 /HR総研:「社内コミュニケーション」に関するアンケート調査 結果報告 – HR総研 | 人事のプロを支援するHRプロ

解決方法

部門間・事務所間のコミュニケーションが不足してしまう理由はさまざまですが、その1つとして、「他部門・他事務所では誰がどんな仕事をしているのかわからない」ということが挙げられます。これを解決するためには、部門間・事業間で情報を共有することが大切です。

お互いを知ることで会話が生まれやすくなります。社内SNSやチャットなどのICTツールなら、スピーディーに情報を共有できるため、社内コミュニケーションの活性化に効果的でしょう。

また、所属や役職に関係なく楽しめる社内イベントを活用するのも1つの方法です。ただ楽しいだけでなく、チームワークの強化に繋がるようなアクティビティを導入してみてはいかがでしょうか。

チャンバラ合戦IKUSA-

「これまでにないような楽しい社内イベントを開催したい! 」という場合におすすめなのが、株式会社IKUSAが提供する合戦アクティビティ「チャンバラ合戦IKUSA-」です。相手の腕についたカラーボール(命)を、スポンジの刀を使って落とすというシンプルなルールで、所属や役職、年齢・性別・国籍を問わず、誰もが楽しめます。チーム戦で行われますので、「仲間と戦術を立て、合戦で試す」というPDCAを回しながら、チームの連携強化に繋がります。

陣羽織・甲冑のレンタルや、武士言葉を話すMCの派遣などのオプションもあります。本格的な雰囲気で、盛り上がること間違いなしです!

【課題2】コミュニケーションに対する積極性がない

職場には多種多様な人が集まっています。考え方や価値観の違いから、社内コミュニケーションにストレスを感じたり、「めんどくさい」と感じたりする人も少なくありません。

また、コミュニケーションを活性化させるための社内イベントに対する考え方もさまざまです。株式会社アスマークが2019年に実施した「社内コミュニケーションに関するアンケート調査」では、社内イベントに「参加したくない」が38.5%、「できれば参加したくない」が23.5%と、半数以上が参加に消極的であることがわかりました。特に一般社員の参加意欲が低くなっており、役職が上がるにつれて参加意欲が高まる傾向があるようです。

コミュニケーション不足の状態を放置したままでいると、トラブルに発展したり、メンタルヘルス不調に繋がったりする可能性もあります。また、コミュニケーション能力は、社員個人のスキルアップのためにも不可欠な要素です。

参考:社内イベントの参加意義、役職者と一般社員で意識のギャップあり~社内コミュニケーションに関するアンケート調査~|株式会社アスマークのプレスリリース

解決方法

社内イベントを活用してコミュニケーションを活性化させるには、まずは社員の考え方を知ることが大切です。前項で紹介した株式会社アスマークの調査では、一般社員の66.5%が「社内イベントに参加しても業務パフォーマンスは変わらない」と回答しています。ただ楽しく交流をするだけでなく、チーム力が求められるゲームを用意するなど、参加することで「プラスになる」と感じられる要素があるとよいのではないでしょうか。

合意形成研修コンセンサスゲームオンライン

株式会社IKUSAの「合意形成研修コンセンサスゲームONLINE」は、複数人で協力して、あるシチュエーションにおけるアイテムの優先順位を決めていくというゲームです。チームビルディングに最適な「ジャングルサバイバル」、防災についても学べるプログラムが盛り込まれた「帰宅困難サバイバル」といったプランがあり、プロのMCによる進行や、作りこまれた世界観・演出による没入感も味わえます。

Zoomなどのビデオチャットツールを使いオンラインで実施する研修ですので、場所を選ばずどこからでも参加できることも魅力です。

このゲームは、互いが協力せざるを得ない構造となっています。社内イベントの参加に消極的な人も、協調性やコミュニケーションの必要性を感じることができるでしょう。

【課題3】オンラインコミュニケーションの課題

日本でもテレワークが普及し、多くの企業が、オンラインコミュニケーションの課題に直面しています。オンラインコミュニケーション協会の調査によると、半数以上の人が、オンライン会議は対面時に比べ「メンタルが疲労する」と感じていることがわかりました。理由としては、

  • 意思疎通がしにくい
  • 会議が間延びする
  • カメラをオフにしているので相手の反応がわかりづらい

などが挙げられています。

また、「チャットのレスポンスが遅い」という理由で、上の世代や先輩社員に対してストレスを感じている20代のビジネスパーソンも多いようです。

参考:【プレスリリース】オンライン会議に関する実態調査を実施しました。 – 一般社団法人オンラインコミュニケーション協会

解決方法

オンライン会議では、カメラやマイクは「ON」を基本としましょう。オンライン独特の「間」には慣れるしかありませんが、オンライン上でもお互いが顔を合わせることは大切です。ただし、最近はリモート環境でのハラスメント(リモハラ)も問題となっています。「カメラやマイクをONにする」ことを強要しないよう、注意が必要です。

また、電話とチャットをうまく使い分けることも重要なポイントです。若い世代は、メールよりもチャットに慣れており、前項で紹介したオンラインコミュニケーション協会の調査では、チャットを利用する94.2%が、「チャットを使いこなすことは職場の生産性に繋がる」と回答しています。例えば、残さなければならないタスク類やシンプルな業務連絡は「チャット」、説明が必要な場合や急を要する場合は「電話」が適していると言えるでしょう。

参考:【プレスリリース】オンラインコミュニケーションにおけるストレスに関する実態調査を実施しました – 一般社団法人オンラインコミュニケーション協会

プレイスポットONLINE

株式会社IKUSAの「プレイスポットONLINE」は、企業向けの体験型オンラインワークショッププログラムです。チケットを購入すれば、寿司握り体験、ヨガ体験、スマホ写真展、謎解きなどの20以上のプログラムを、好きなタイミングで楽しむことができます。

テレワークの頻度が高い、またはフルリモートへ移行した企業などである場合、どうしても雑談などの気軽なコミュニケーションが減ってしまいます。食堂や喫煙所などに代わる継続的な交流の場をオンライン上にも用意することで、テレワークによる社員の孤独感・孤立感を軽減することができるでしょう。

一過性のイベントで終わらせずに、中長期的な目線でコミュニケーション不足の改善に繋がるサービスです。

まとめ

社内コミュニケーションの課題は、事業内容や企業の規模などによっても異なります。まずは、社員が社内コミュニケーションに対しどのような考え方を持っているのか、自社にはどのような課題があるのかを把握しましょう。

テレワークが普及し、社内コミュニケーションの重要性はこれまで以上に大きくなっています。本記事で紹介したようなサービスを活用してみるなど、工夫しながら、課題を解決する方法を考えてみてください。

あらたこまち

この記事を書いた人

あらたこまち

雪国生まれ、関西在住のライター・ラジオパーソナリティ・イベントMC。
不動産・建設会社の事務職を長年務めたのち、フリーに転身。ラジオパーソナリティーとしては情報番組や洋楽番組を担当。
猫と音楽(特にSOUL/FUNK)をこよなく愛し、人生の生きがいとしている。好きな食べ物はトウモロコシ。

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