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コミュニケーション研修はどのようなことをする?得られるメリットは?

2020.03.04

ビジネスにおいてコミュニケーション能力は必須、コミュニケーション能力がないと仕事は成立しない、といった話は耳にタコができるくらい聞いたことのある方が多いでしょう。

しかしまったく会話ができない人はそうそういないので、コミュニケーション能力を高めると言っても何をすれば良いのかよくわからない、という意見も多いはずです。

そこで便利なのがコミュニケーション研修なのですが、いったい何をするのか、どのようなメリットが得られるのか、という疑問が出てきて当然です。

そこでこのページでは、コミュニケーション研修の内容や、その結果得られるメリットなどについて解説します。

 

ビジネスにおけるコミュニケーション能力とは

ビジネスにおけるコミュニケーション能力とは

一口にコミュニケーション能力と言っても、シチュエーションによってその内容は変わってきます。ここでは、特にビジネスにおいて重要視されるコミュニケーション能力について紹介します。

 

正確に情報伝達する能力

ビジネスでコミュニケーションを取る一番の目的は、業務連絡です。もちろん人間関係を円滑にする目的などもありますが、それよりも業務連絡をきちんとやらなければ仕事になりません。

つまり雑談よりも、正確に必要な情報を伝達する能力の方が重要ということです。正確に伝えないと業務ミスにつながるので、たとえば相手が誤って解釈するような表現はNGです。

またここで言っているのは口頭での情報伝達ですが、一対一で伝える場合、資料なしでスピーチのように伝える場合、資料を用意してプレゼンテーションする場合、などいろいろなパターンがあります。

そのいずれにも慣れておく必要があるでしょう。たとえば一対一なら話せるけれど、プレゼンテーションだとうまく話せない、となると業務に支障が出ます。スピーチやプレゼンテーションでも、きちんと情報をわかりやすく完結に伝えるスキルが必須です。

 

正しい敬語を使う能力

正確に情報伝達する能力が最重要ですが、敬語が正しくないと印象が悪くなります。社内でもきちんとした敬語を使う必要がありますが、それ以上に社外には敬語がしっかりとしていないと信用問題にもつながります。

たとえば会社の窓口担当者が誤った敬語、失礼な言葉遣いをしていたら、他社の人は「この会社大丈夫か?信用したらまずいのではないか?」と思ってしまうかもしれません。

敬語が多少間違っていても伝わればそれで良いだろう、という意見も一理あります。しかし印象も大切なので、正しく敬語を使う必要があります。

 

電話対応能力

多くの場合、ビジネスの場では電話対応が必要になります。電話は対面とは違って相手の顔が見えず、音声だけで情報のやり取りをする必要があります。また電話には電話でのコミュニケーションのルールがあり、対面でのコミュニケーションとは流れが異なります。

中には電話が苦手という方もいるでしょう。特に電話が苦手な方は、電話対応専門のコミュニケーション研修を受けるのがおすすめです。

 

ビジネス文書作成能力

ビジネスでは多くの場合、重要な情報ほど文書として残します。なぜなら、後から言ったか言っていないかでトラブルになるのを防ぐ、認識違いによるミスを防ぐ、などの必要があるからです。

文書の形式はいろいろありますが、文書作成になれていないと最初は戸惑うでしょう。口頭でのコミュニケーションとは違いがあるので、ビジネス文書の作成にも慣れる必要があります。

 

メール作成能力

メールもビジネスにおいて欠かせないツールです。最近はLINEなどのSNSを活用してコミュニケーションを取るケースも増えていますが、基本的にはメールもSNSも使い方としては同じです。

メールは特に用件を短く簡潔にまとめる必要があり、また結論がすぐにわかるよう結論ファーストを意識する必要があります。口頭でのコミュニケーションやビジネス文書でも同じことではありますが、メールの場合特に短く簡潔に、結論など重要なポイントを最初に持ってくる、といったことを意識しなければなりません。

 

雑談能力

ビジネスの場においても、雑談の機会は多いでしょう。もちろん上で紹介したようなコミュニケーション能力の方が、まずは雑談能力よりも重要です。雑談だけうまくても、仕事に必要なコミュニケーション能力が備わっていないと業務が滞るからです。

しかし、実は上で紹介したようなコミュニケーション能力は慣れればある程度誰でも同じようにできます。一方で、雑談能力は個人差が大きいです。今までの人生経験や、性格などがもろに反映されるためです。雑談よりもまずはビジネスにおける基礎的なコミュニケーションスキルの方が重要なのですが、それはある程度経験を積めば誰でもできるので、最終的には雑談能力の方で実は差が付いたりします。

 

コミュニケーション研修で得られるメリット

コミュニケーション研修で得られるメリット

コミュニケーション研修を行うことで、ビジネスに必要な様々なコミュニケーション能力が身に付きます。まずはどこでどのようなコミュニケーションを取らなければならないのかを明確に認識し、その上で個々のコミュニケーションスキルを高めていくことが重要なのです。

 

報連相が円滑になる

社会人には報連相が必須です。「このくらい言わなくても大丈夫だろう」「自分の担当分だから自分が把握しておけば問題ないだろう」といった判断は多くの場合NGです。

なぜなら、基本的に会社での仕事はそれぞれの担当分がリンクしています。そして管理者はそれぞれの作業の進捗状況等を見て仕事を再配分しています。つまり一人一人の作業状況を把握できないと全体的な割り振りがうまくいかず、スケジュールを立てることも難しくなるのです。

こういった事情があるので、たとえ何も問題なくスムーズに作業が進んでいたとしても、その旨を報告すると管理者側は非常に助かります。また何かトラブルが発生した際に相談すべきことは言うまでもないでしょう。

 

社内の人間関係が良くなる

社内のコミュニケーションが活発化すると、人間関係が良くなります。逆に言えば、コミュニケーションが行われていないと人間関係が良くならない、場合によっては悪化するでしょう。

会社に限ったことではありませんが、人間はコミュニケーションを通して親密になっていくからです。

 

「先輩に相談できない」「後輩にどう接すれば良いかわからない」などの悩みが減る

周りに相談せずにすべて自分で判断しようとすると、うまくいかずに悩んでしまうことが増えるでしょう。なぜなら、そもそも自分だけの独断で判断できないことも多いからです。

そういった際に、普段からコミュニケーションが活発なら気軽に相談できます。結果的に、一人で悩みこんでしまうことは減っていくでしょう。これは先輩や管理者側にも、後輩や新人側にも言えることです。

取引先からの信用がアップする

たとえば取引先企業の担当者が状況を報告してくれないことは、案外大きなストレスになります。「納期に間に合わせれば問題ないだろう」と思われる人もいるかもしれませんが、待つ側としては「進捗は大丈夫なのか」「スケジュールに遅れはないのか」といったことが気になります。

何かトラブルが発生しているならそれを早めに伝えてくれた方が良いですし、何もトラブルがなくてもその旨を連絡してくれると助かります。相手の視点に立って報連相ができる企業は、取引先からも非常に信頼されるでしょう。

 

コミュニケーション研修の内容

コミュニケーション研修の内容

上で紹介した通り、ビジネスで必要なコミュニケーションは複数の種類があります。そのため、コミュニケーション研修の内容も様々です。どのような研修を行っているかは会社によって様々ですが、シチュエーションごとに研修が用意されているケースが多いです。

具体的にどのような研修があるのかを挙げ、それぞれについて解説していきます。

 

名刺交換

名刺交換は社会人の基本中の基本なので、新人研修に含まれるケースが多いでしょう。多くの場合、研修では実際に名刺交換を体験します。

 

電話対応

電話対応も社会人の基本なので、新人研修に含まれるケースが多いです。電話対応のノウハウについての講義を聞いて、いろいろなパターンで実際に電話対応のシミュレーションを行うケースが多いでしょう。

 

報連相

報連相も社会人の基本なので、新人研修に含まれるケースが多いです。まずどのようなタイミング、方法で報連相を行うべきかについての講義を受け、その後実際にシミュレーションを行います。

 

取引先への訪問

取引先への訪問も社会人の基本です。新人研修か、もしくはその少し後くらいに研修を受けるパターンが多いでしょう。こちらも実際に取引先と訪問担当に分かれてシミュレーション練習を行います。

 

部下のマネジメント

部下のマネジメント研修はいろいろあって、たとえば20代後半~30歳くらいで初めてある程度責任あるポジションに就いた人が受ける研修もあれば、40代、50代で若い世代とどう接すれば良いかわからない、といった人に向けた研修もあります。

最近だと〇〇ハラスメントが指摘される機会が増えているため、こういった問題を起こさないための研修が多くなっています。

 

ビジネス文書作成

新人や若手向けの研修に含まれているケースが多いでしょう。テキストなどでビジネス文書作成の基礎を学び、実際に練習として作成してみるパターンが一般的です。

 

メール作成

ビジネス文書同様に、メールも基本的な作成方法を学び、そこからシミュレーションを行います。席が近い人とペアを組んで、メールの文章を作成することが多いでしょう。メールを送る相手、シチュエーションがあらかじめ設定されていて、「こんなときどんなメールを送るべきか」というシミュレーションが実践的に行われます。

 

プレゼンテーション

プレゼンテーション研修も比較的若手が受けることが多いですが、研修内容自体は複数のパターンが考えられます。参加人数が多いとどちらかというと受動的な研修になりますが、人数が少ないものだと参加者が実際にプレゼンテーションを行い、講師や他の参加者が改善点を指摘するなど能動的な研修が行われます。

 

スピーチ

スピーチもプレゼンテーションと同じで、少人数制のものだと参加者が実際にスピーチを行い、改善点等を周りが指摘し、再度スピーチする、といった流れが一般的です。

人数が多い場合は講師がスピーチのノウハウを説明するだけか、もしくは指名制や挙手制で受講者の中から代表で誰かがスピーチを行うようなケースもあるでしょう。

 

ミーティングの司会

研修の数としては少数派かと思いますが、ミーティングの司会は重要な仕事です。進行が滞るとミーティングの生産性が落ちるので、そうならないよう流れを研修で勉強します。

実践的なシミュレーションも行いますが、プレゼンテーション、スピーチに比べるとノウハウ学習の割合が大きいでしょう。

 

周囲の人を褒める

少数派の研修ではありますが、一時注目されていました。なぜなら社員のモチベーションに大きく影響するからです。ミスや改善点を指摘するだけでなく、褒めて伸ばすことも重要なのです。

最近は褒める教育も一般的になっていますが、昔はとにかく厳しく接するのが正義と思われていた時代もあり、こういった認識を改めるための研修としても注目されていたのかもしれません。

 

様々なシチュエーションでのコミュニケーション能力を磨く

コミュニケーション能力にはいろいろあって、人それぞれ得意なもの、苦手なものがあります。たとえば、プレゼンテーションは得意だけれど営業先を訪問してスムーズに会話するのが苦手、電話対応やスピーチや上司との会話など対人のコミュニケーションは得意だけれどメールや資料の作成が苦手、といったケースは多いでしょう。

自分の苦手を把握し、それを克服するために研修を活用することで、研修をより実りあるものにできます。逆にプレゼンテーションが得意な人がプレゼンテーションの研修を受けたら、もしかすると新たな発見もあるかもしれません。

しかしすでに知っている、知らなくても経験上できている、といったことの方が多いかと思うので、どちらかとういと苦手克服のために研修を活用した方が効果的です。

 

まとめ

ビジネスに必要なコミュニケーションは様々ですが、無限にあるわけではありません。一つ一つ確実に練習していけば、身に付いていきます。また一定のレベルであれば特別難しいわけではなく、たとえばプレゼンテーションが苦手な人は一生苦手なまま、ということはありません。

お笑い芸人のように巧みなフリートークを使いこなすには時間がかかり、もしかすると一生無理かもしれません。しかしビジネスに必要なコミュニケーション能力はある程度の努力で確実に身に付くものであり、それを効率的に身に付けるためにコミュニケーション研修が存在します。

自分や部下に必要なコミュニケーション研修を選定し、受講する、もしくは企画することが重要です。

緒方裕理

この記事を書いた人

緒方裕理
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