社内行事を成功させるポイントとは？注意点や企画方法を解説【幹事向け】

社内行事を通して社員全体に良い影響を与え、成功に導くためには、入念な準備が大切です。参加者のなかには「面倒くさい」「社内行事はいらない」と思う人がいるかもしれません。そういう人さえも巻き込み、全員の意識統一を図ってこそ、社内行事を行う意義が増すでしょう。

今回は、社内行事のメリットや注意点のほか、社内行事を成功させるためのポイントについて解説します。社内行事の企画方法も紹介しているので、ぜひ参考にしてくださいね。

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社内行事を行うことで得られるメリットは多数あります。社内行事の特徴によって得られるものが異なるので、目的を意識して適切なものを選びましょう。以下では、社内行事で得られるメリットについて解説します。

アイスブレイクになる

参加者同士で交流できる社内行事を行うことで、アイスブレイク（打ち解けること）が期待できます。特に「楽しむこと」に重点を置いた社内行事でその効果が高まるので、スポーツやゲームなどのレクリエーション系のイベントが有効です。

チームビルディング効果が期待できる

メンバーのスキルを最大限に引き出し、目標を達成できるような強い組織作りに取り組むことを『チームビルディング』といいます。社員の意識統一やコミュニケーションの改善などを図る社内行事を行うことで、チームビルディング効果が得られるでしょう。

社員満足度の向上が期待できる

「楽しみたい」「普段やらないことをしたい」「同僚と仲良くなりたい」などの、社員の望みを叶える社内行事を企画することで、社員満足度が向上しやすくなります。

どのような社内行事を実施したいか、社員の意見を聞いてみましょう。社員満足度の向上には、アクティビティやレジャーなどのイベント系の社内行事がおすすめです。

退職の防止につながる

定期的に社内行事を行い、社員同士が交流できる機会を設けることで、社内全体で話しやすい雰囲気作りができるようになります。社内の雰囲気が良くなることは、人間関係が原因による退職を抑制することにつながるでしょう。

また業務上の疑問点等も質問しやすくなるので、仕事が上手くいかずに退職してしまうといった原因も防止できる可能性が高くなります。

社内行事を実施するメリットは大きいですが、注意点があります。以下では社内行事の注意点について解説します。

活気がないと効果が半減する

特にアクティビティ系の社内行事では、雰囲気の良さが重要なポイントです。

スポーツをするとき、全体的に活気があれば自然と楽しく前向きな気持ちになれますよね。逆に、活気がないと参加者がつまらないと感じてしまう可能性が高まってしまいます。雰囲気作りに役立つ勢いのようなものが、社内行事には大切です。

全員が楽しめるように配慮する

組織全体に良い影響を与えるには、「全員がバランスよく同じような気持ちになること」が大事です。

たとえば、「誰かが得をしすぎていた」または「誰かが損をしすぎていた」とします。そうなると、「面白くない」と感じる人が出てきてしまうでしょう。全員が等しく楽しめる状態を目指すことが大切です。

強制参加の場合は業務時間内に行う

社内行事の参加が強制になる場合は、業務時間内に行うようにしましょう。休日などの業務時間外に行うと、参加したくないと感じる社員は多く、社員のモチベーション低下を招いてしまいます。

参加は任意にする、あるいは業務時間後の1時間に留めるなど、社員のプライベートに配慮することが大切です。

ここからは、社内行事を成功させるポイントについて紹介します。

絶対に楽しませる気持ちを持つ

企画段階で「段取りを組むこと」に集中しすぎてしまうと、参加者視点で企画する気持ちが少なくなってしまう場合があります。社内行事の企画者は、参加者が楽しめることを念頭に置くのが大切です。

協力者を見つけておく

積極的な人よりも、受け身になりがちな人のほうが多い組織は少なくありません。そのため、楽しい社内行事にするには、「楽しませようとする人」の存在が必要です。事前に協力者を集めておき、盛り上げ役や活気を出すための声出し役を決めておけば、雰囲気作りに役立ちます。

自ら声を発する

社内行事の企画者が社内行事を盛り上げようと頑張っていたら、それを後押ししようと思ってくれる人がいるかもしれませんよね。社内行事当日には、自ら声を発して活気を出しましょう。

新しいことを積極的に採用する

やったことのないことにチャレンジするとき、自然とワクワクしてくるはず。興味のあることや面白そうなことなどであれば、その気持ちはさらに大きくなるでしょう。

そういったワクワク感は、ポジティブな感情を生み、その気持ちが他者にも良い影響を与えます。社内行事を通じて新しいことにチャレンジできる機会を増やしていきましょう。

社内行事を行う際は、入念な準備が必要です。以下では、社内行事の企画方法について詳しく解説します。

1. 社内行事を行う目的を明確にする

企画を立案するための軸となるものは「目的」です。何のために行うのかが定まっていれば、一本芯が通り、企画全体がブレにくくなります。まずは目的を明確にして、それに応じてイベント内容を選択できるようにしましょう。

2. 運営メンバーをそろえる

社内行事をひとりで運営するのは難しいので、運営メンバーをそろえましょう。

同じ年代で固まってしまうとアイデアが一辺倒になってしまいます。できる限り幅広い年代のメンバーに集まってもらい、社内行事のアイデアを出し合いましょう。

3. イベント内容を決める

社内行事の運営メンバーでアイデアを出し合ったら、そのなかで「最も実現したいもの」を3～5個ほど選びます。予算やスケジュールなどの関係でやむを得ず実現できない可能性もあるので、複数選んでおくことが大切です。

実現したいものがたくさんある場合には、それらすべてを盛り込んで実施するのもおすすめ。魅力のある社内行事の候補が多数ある場合には、それらを削ろうとする必要はありません。イベントの決定は、「実現したいものを選ぶこと」です。

4. 詳細な企画書を作成する

実現したいものが決まったら、詳細な企画書の作成に入ります。具体的に企画段階に入ってみないと、予算の都合や日程などの条件に合うかどうかわかりません。まずはそれらの条件に合うかどうかを確認しましょう。

条件に合い、実現できる可能性が高ければ、企画内容を具体的に決めていきます。「魅力のある社内行事」にするために内容を膨らませましょう。

また起こりうるリスクについても企画書を作成する段階で想定しておくことが大切です。細かく企画書を作り込むことで、社内行事の質が高まっていきます。

ワークショップ系や体験型アクティビティ系のイベントは、社内行事との相性が良いもの。チームビルディングやアイスブレイクなどの効果も高く、参加者全員が楽しめる企画候補のひとつに、「謎解き脱出ゲーム」があります。謎解きには、「コミュニケーションを深める働き」を期待できます。個人として頭を使いながら他者と共有し、相談し合うことで、密度の高いコミュニケーションが生まれるからです。

謎解きや脱出ゲームを企画するには、「難度の高い問題（課題）を作ること」と「ストーリー性を盛り込むこと」の2点が重要なポイントになります。大人でも楽しめるよう、ギリギリクリアできるラインを狙って謎解きや脱出ストーリーを作りましょう。また、謎解きや脱出ゲームのサービスを提供している業者に外部委託するのもおすすめです。

株式会社IKUSAでは、「25HUNT」や「謎解き脱出ゲーム」を提供しています。謎解きをする中で、積極的にコミュニケーションを取ったり、役割分担をしたりと自然にチームビルディングを実感できます。社内行事にぴったりの企画なので、ぜひご利用ください。

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また、チーム戦で行うので、チームビルディング効果も期待できます。

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1. ミニゲームで「資金」を集める
2. 「資金」で部品を購入する
3. 組み合わせてロケットを作り、発射テストを行う
4. 結果を踏まえて再び部品の組み合わせを考える
5. 1~4の流れを繰り返す
6. できる限り低コストで遠くまで飛ぶロケットを作る

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社内行事を企画する際は、入念な準備がポイントです。

心から楽しめる社内行事で、個人や組織が成長できれば、参加者にメリットが生じます。参加するメリットがあれば、嫌々ではなく、主体的に参加してくれるようになるでしょう。

社内行事を成功させたい幹事担当者は、ぜひ本記事を参考にしてくださいね。

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