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飲み会の幹事を任されたら? やるべき仕事と進め方のポイントを解説

会社の飲み会の幹事になると、やるべきことがたくさんあります。しかし、初めての経験だと、何から手をつけたらいいのかわからないかもしれません。そのうえ、最近では「オンラインで飲み会を開催しよう」と提案されることもあります。リアルで開催する場合と勝手が違って、ますます戸惑うことも多いのではないでしょうか。そこで今回は、飲み会の幹事がやるべき仕事と進め方のポイントを、リアル・オンライン別にまとめました。便利なツールやサービスも紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

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飲み会の幹事がやるべきことは?

飲み会の幹事の仕事は、大きく分けると「事前準備」「当日の進行」「アフターフォロー」の3つです。飲み会の幹事になったら思っている以上にやらなければならないことがたくさんあります。最低でも開催日の12ヵ月前から余裕を持ったスケジュールで動きましょう。

 

「飲み会の幹事を頼まれたけれど、一体何をしたらいいのかわからない」という方のために、事前準備からアフターフォローまでの仕事の流れを次項から詳しく解説します。ぜひ参考にしてください。

リアル編】飲み会の幹事が事前に準備すること

飲み会の開催が決まってから当日までに事前に準備しておくことをまとめました。しっかりと段取りを組み、当日に備えましょう。

1.日程調整する

飲み会の幹事にとって、最初の難関といえるのが日程調整です。連絡が遅れれば遅れるほど、参加者の予定が埋まってしまい、日程調整が難しくなるので、とにかく早めに動きましょう。

 

会社の飲み会の場合、日程調整は基本的に、まず管理職や主賓となる方たちのスケジュールから押さえます。主役不在では飲み会そのものが成立しなくなるからです。直接本人と顔を合わせて確認できればスムーズですが、難しい場合はメッセージやメールでやりとりします。

「出欠のご回答を〇月〇日までにお願いいたします」

このように、返信期限を明確に記載しましょう。上司や主賓が参加できる候補日が34日に絞れたら、他の参加予定者の予定を聞いて、多数決で飲み会の開催日を決めます。みんなの都合を聞いていたらキリがないので、最終的には幹事の判断で選定しましょう。参加者の人数が多くなるほどスケジュール管理は大変になりますが、「調整さん」などの日程調整ツールを使えば簡単に日程を決められるのでおすすめです。

調整さん

引用:https://chouseisan.com/

累計利用者2500万人突破の人気日程調整ツールです。会員登録やログイン不要で簡単に出欠表を作成できます。あとは作成した出欠表のURLをメンバーに送って、各自に予定を書き込んでもらうだけ。全員の出欠確認や日程調整をスムーズに行えます。スマホやPCはもちろん、ガラケーにも対応しており、使う人を選びません。飲み会だけでなく、会議、同窓会、送別会などいろんなイベントに利用できます。

調整さん 公式サイト

2.場所を選ぶ

上司や主賓の好み、参加者の年齢層、男女の比率、料理のおいしさ、会場や飲食店の雰囲気などを考慮して、飲み会の場所を選びましょう。料理やお酒のメニューが豊富で、アクセスしやすいところが理想です。参加者の嗜好や食物アレルギーなどは、事前にしっかり把握しておきましょう。

 

日程調整の際に「アレルギーや苦手なものがある方は併せてご連絡ください」と一言添えておくとスマートです。あまりに会費が高すぎると参加者が減ってしまいかねませんが、反対に安すぎるとメニューのクオリティーが下がることもあります。高すぎず安すぎず、ちょうどいい価格帯を選びましょう。飲み放題付きで3,5004,500円程度のプランがおすすめです。もしもお店選びで迷ったら一人で決めてしまわず、親しい上司や先輩など周りの人に相談してみましょう。以前に飲み会で利用して好評だったお店を紹介してくれるかもしれません。

3.会場の予約をする

飲み会の場所が決まったら予約をします。人気の飲食店はすぐに満席になるので、1ヵ月くらい前には予約を済ませておきたいところです。特に飲み会シーズンは早めに予約しましょう。ホームページやSNSの口コミだけでは、お店の本当の雰囲気はわからないものです。「当日行ってみたら思っていたのと違っていた!」ということにならないよう、できれば予約の前に下見しておくといいでしょう。

4.飲み会の案内メールを送って出欠をとる

飲み会の日程と場所が決まったら、案内メールを送ります。案内状を送る目的は、「飲み会の情報を確実に伝えること」「出欠を知らせてもらうこと」です。その目的を果たすために、案内メールには最低限、次の6点を記載しましょう。

  • 開催日時
  • 開催場所(アクセスマップ付き)
  • 会費と集金方法
  • 出欠の返信締切
  • キャンセル規定
  • 幹事の氏名と連絡先

会費徴収時は、できるだけおつりのないようにお願いしましょう。キャンセル料がいつから、どのくらい発生するのかも併せて明記します。

5.会費を集める

会費を集めるタイミングは「事前」「当日」「後日」があります。当日はバタバタしますし、後からではお金のやりとりがうやむやになってしまう可能性があるので、前払い制にしたほうが安心です。

 

事前に集金しておくと、当日のドタキャン防止にも役立ちます。当日の追加注文に備えて、会費は実際に金額よりも少し多めに集めるのが得策です。後で追加徴収されるよりも、キャッシュバックしたほうが得した気分になり、参加者の心象も良いでしょう。

6.事前に挨拶のお願いをしておく

会社の飲み会では、乾杯や締めの挨拶などが定番として行われます。どの挨拶を誰に頼むかを決めるのも幹事の仕事です。

一般的には、開会の挨拶は幹事が行い、はじめの挨拶は参加者のなかで最も役職が高い方、乾杯の音頭は3番目に役職が高い方、中締め(お開き)の挨拶は2番目に役職が高い方にお願いします。職場に独自の慣習があるなら、それに従うといいでしょう。

7.余興を考える

食べて飲んで、仲間とわいわい語らう飲み会も楽しいものですが、全員で参加できる余興があればさらに盛り上がります。誰もがルールを知っているクイズビンゴなどのゲームを取り入れてみてはいかがでしょうか。

 

普段はあまり関わりのない人とも交流を深める絶好のチャンスになり、コミュニケーション活性化に繋がります。チーム対抗戦にすれば、必然的に結束力が養われ、チームビルディングの効果も期待できるでしょう。

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8.飲み会の席順を決めておく

飲み会の席順もあらかじめ決めておくと、当日の進行がスムーズです。席順を決める場合は「上座」と「下座」を意識します。部屋のレイアウトによって異なりますが、入り口から最も遠い席が上座となり、逆に入り口に最も近い席が下座になるのが基本です。主賓となる方や上司には上座に座ってもらい、漢字は下座に座ります。よくわからなければ、下見の際にお店の人に確認しておくといいでしょう。

9.出席者の最終確認をして会場に連絡する

飲み会の23日前に参加者の最終確認を行い、人数が確定したら会場に連絡します。いつからキャンセル料が発生するのかは、会場や飲食店によって異なるので、前もって確認しておきましょう。

 

話が終わったら「お忙しいなか、ありがとうございました」「当日はどうぞよろしくお願いいたします」気遣いの言葉を一言添えましょう。声かけをすることで相手の印象が良くなり、サービスの優先順位が高まるかもしれません。

10.二次会の場所をある程度決めておく

二次会のお店は予約する必要はありませんが、だいたい目星をつけておくと当日慌てずに対応できます。利用できそうな店をいくつかピックアップしておくと安心です。

リアル編】飲み会の幹事が当日やること

いざ本番!飲み会当日です。これまでの準備を無駄にしないためにも、気を抜かず幹事の役割を果たしましょう。

1. 準備や受付をする

幹事を任された方は、開始の20〜30分前には会場に到着したいところです。上司や主賓が座る席に問題がないか、取り皿、グラス、お箸などが人数分揃っているかなどを確認しましょう。

 

ゲームや余興などを行う場合は、使うものを準備しておきます。予定の時間が近づいたら受付を始めて、笑顔で参加者を迎えてください。

2.乾杯のドリンクの注文

通常の飲み会では、はじめの挨拶の後に乾杯の音頭をとる流れになります。乾杯に欠かせないのが飲み物です。挨拶が始まる前に、全員からファーストドリンクを聞き、注文しておきましょう。

 

人数が多いと誰が何を頼んだのかわからなくなりがちなので、メモ帳を用意しておくと安心です。すべての方にグラスが行き渡ったら、速やかに乾杯の挨拶へと進みます。

3.開会の挨拶と司会進行

会社の飲み会では幹事を任された方が、開会の挨拶とともに司会進行役を担当することがほとんどです。幹事による挨拶はごく形式的なものなので、「本日はお集まりいただいてありがとうございます」などの感謝の言葉を添えて、短く簡潔にまとめます。開会の挨拶が終わったら、事前にお願いしていた方を紹介して挨拶をしてもらいましょう。

 

飲み会が盛り上がるかどうかは、司会進行役の腕にかかっているといっても過言ではありません。盛り上げるところと締めるところのメリハリをつけて、参加者を最後まで飽きさせないように工夫しましょう。

4.ラストオーダーの声かけ

退店時間の2030分前には「そろそろラストオーダーです」と声かけをします。お店に迷惑をかけないためにも、時間内に飲み会が終われるよう参加者を促しましょう。

5.会計を済ませる

ラストオーダーの後、締めの挨拶までには会計を済ませておきます。会計報告のために、領収書は必ず貰っておきましょう。予定していた金額がオーバーしてしまった場合、いったん立て替えて、後日追加徴収します。反対に残金が出た場合は、次回の飲み会代に積み立てるか、二次会の費用にあてるといいでしょう。

6.閉会の挨拶と二次会の案内

終了時間の10分ほど前をめどに閉会の挨拶を済ませて、参加者に帰宅の準備を促します。もし二次会がある場合は挨拶が終わったタイミングで告知するといいでしょう

【オンライン編】飲み会の幹事がやること

オンライン飲み会の場合、各自で準備できることが多いため、幹事の負担は軽減されます。ただし、オンライン開催ならではの配慮が必要になるので、幹事として心得ておきましょう。

1.日時を決める

リアルの飲み会と同じように、日時を決めることからスタートです。日程調整ツールを使って、業務の効率化を図りましょう。

2.飲み会に使用するツールを選ぶ

オンライン飲み会では、ツールを利用してビデオ通話を行うのが一般的です。しかし、オンライン飲み会を実施するにあたって、どのツールを選んだらいいのか頭を悩ませている方も多いかもしれません。ビデオチャットツールを選ぶ際の重要なポイントは、誰もが手軽に使えること。オンライン会議などで普段から活用しているツールがあれば、みんなが使い慣れているので、有力な選択肢の1つになります。飲み会の参加人数や企画内容に合わせて、適したツールを選びましょう。

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3.食事やドリンクをどうするかを決める

オンライン飲み会で気になるのが、食事やドリンクの手配をどうするかです。各自で用意してもらう方法もありますが、準備が大変ですし、立替金の精算などの手間がかかります。また、参加者の食事の内容がバラバラだと、リアルの飲み会に比べて盛り上がりに欠けてしまうかもしれません。そこで、おすすめしたいのがフードデリバリーサービスの利用です。

 

個別配送可オンラインフードデリバリー

デリバリーサービスです。帝国ホテルや有名レストランで修行を積んできたシェフがプロデュースした料理を自宅にいながら楽しめます。オプションで、オリジナルグッズや謎解きに挑戦できるキットなども同包できるのも大きな魅力です。オンラインでも特別感のある飲み会にしたいという方におすすめです。離れた場所にいても同じ料理を届けてくれるので、一体感を演出できます。注文から配送手配、精算まで、すべてを一括管理できるから、幹事の負担もぐっと少なくなります。

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4.飲み会の内容を企画する

オンライン飲み会は、リアルの飲み会に比べてつまらないと思われがちです。ただ飲んで話をするだけでは参加者を飽きさせてしまうので、ゲームやおもしろい企画を考えましょう。オンラインでこそ盛り上がるゲームもたくさんあります。参加者同士の親睦を深める手段としてぜひ取り入れてみてください。

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5.飲み会の案内メールを送って出欠をとる

案内メールでは、日程、配信ツール、食事と飲み物の準備について、当日の連絡方法、当日のスケジュールなどを告知します。出欠を確認するのは、オンライン飲み会も同様です。「オンラインなのに出欠をとる必要があるの?」と思うかもしれませんが、前述のデリバリーサービスを利用する場合、参加予定人数を把握しておかなければなりません。また、事前に人数がわかっていると当日の企画を考えるうえでもスムーズです。

オンライン飲み会を成功させるためのポイント

ここでは、オンライン飲み会を成功させるためのポイントを紹介します。

1.事前にスケジュールを共有しておく

オンライン飲み会は、お店の閉店時間や終電などを気にしなくていい分、だらだらと続きやすく終わりづらいのが難点です。みんなに気持ちよく参加してもらえるよう、事前にタイムテーブルを設定し、タイムスケジュールを共有しておきましょう。時間通りに始めて、時間通りに終わることが大切です。

オンライン飲み会の流れ(一例)

19時~19時15分……スタート
19時15分……乾杯の挨拶
19時30分……ゲーム企画①
20時……ゲーム企画②
ゲーム後~20時50分……歓談
21時……閉会の挨拶と二次会の案内

2.参加を自由にする

オンライン飲み会はどこからでも気軽に参加できる反面、誘いを断りにくいという声も聞かれます。決して参加を強制せず、不参加の人がいても理由を深堀しないようにしましょう。途中参加や途中退席もOKと伝えておくと、参加のハードルが下がり、人が集まりやすいでしょう。

3.少人数のトークタイムを設ける

オンライン飲み会は細かい空気が読めないため、人数が増えれば増えるほど場の空気が読みづらく、発言の間合いが難しくなります。参加者全員に会話を楽しんでもらうために、少人数ごとにグループ分けをして、それぞれでトークを楽しむ時間を設けるといいでしょう。

飲み会の翌日以降に幹事がやること

幹事さんにとって、飲み会が終わった後のアフターフォローまでが大切な仕事です。最後まできっちりと行えば、幹事としてのプラスの評価に繋がります。

1.お礼メールを書く

飲み会が終わったら、早めにお礼のメールをするのが社会人としてのマナーです。できれば飲み会が終わった翌日の午前中、遅くとも翌日中に、参加者全員にメールを送るようにしましょう。会費を徴収した相手であれば、会計報告も添えるようにします。

2.会計報告をする

飲み会の幹事には、参加費が正しく使われたかどうかを報告する義務があります。懇親会の後は、早めに会計報告を行いましょう。会計報告は「収入」と「支出」に分けて記載し、収支を計算します。余剰金の返金や追加徴収、未払いの釣り銭などがあれば、対象となる方に精算してください。

まとめ

飲み会の幹事は、準備、当日の進行、アフターフォローまで一手に引き受けるわけですから責任重大です。負担に感じるかもしれませんが、その分やりがいがあります。この大役を無事に果たせば、あなたの評価もぐんと上がるはずです。

 

困ったことがあったら1人で悩まないで、周りを巻き込みながら仕事を進めていきましょう。今回紹介した幹事の仕事の流れと進め方のポイントを参考にして、参加メンバーから「楽しかった」といってもらえるような飲み会を開催してください。

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正木友実子

この記事を書いた人

正木友実子

福岡在住。大学を卒業後、大手食品メーカー勤務を経て、異業種のライターへ転身。求められている情報をわかりやすく伝えることがモットー

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