社内イベントの企画方法とは？ポイントを徹底解説

社内イベントの企画を任されたとき、悩ましいのが「イベントの内容」ですよね。社員みんなが楽しめるイベントにしたいとはいえ、単なるお楽しみ会で終わらせるわけにもいきません。そこで今回は、企画前にチェックしておきたい社内イベントの目的や効果について解説していきます。

企画担当者になると、最初にイベントの内容についてあれこれ考えてしまいがちですが、その前に社内イベントを開催する目的を考えることが大切です。

一口に社内イベントと言っても、お花見や運動会、研修、社員旅行など方向性は多岐にわたります。企画の方向性を絞るには、まずは「何のために社内イベントを開催するのか」「社内イベントを通してどんなことを達成したいのか」を考えてみましょう。

最初に目的・目標を決めておけば、そぐわない内容は除外されるので企画が立てやすくなりますし、企画の軸ができることで参加してもらう社員にも説明しやすくなります。

また社内イベントの目的を考えるにあたっては、自社の課題を洗い出してみるのもおすすめです。たとえば、「社内に活気がない」「離職率が高い」といった課題がある場合、突きつめると社員同士の日常的なコミュニケーション不足に要因があるかもしれません。それが社内イベント開催の目的となるのです。

会社の課題というと、売上や利益といった業績面に目が向きやすいです。でも、もう一歩踏み込んで考察していくと、社内の雰囲気や社員一人ひとりのモチベーション・マインドに要因が見出せる可能性があります。有意義なイベントにするためにも、自社が解決すべき問題点を探ってみましょう。

社内イベントは会社や社員に良い変化をもたらしてくれます。得られる効果はイベントの内容によっても異なりますが、主なものをご紹介いたします。

モチベーションアップ

有意義な社内イベントは、社員のやる気やモチベーションアップにも役立ちます。日々の業務に追われている社員は、ともすると徐々に目標を見失ったり、仕事に対して後ろ向きの気持ちになったりします。

そのような状態を放置していると、生産性の低下のみならず離職・転職にもつながる可能性があるので、社内イベントを通して社員のマインドに働きかけることは有効です。

コミュニケーション活性化

社員同士が交流できるようなイベントを開催すると、職場のコミュニケーションが増えて業務にも好影響が期待できます。

たとえば、普段は事務的なやりとりしかしない関連部署の人と交流し、性格や個性を知ることができれば、イベント後はお互いに話しやすくなるでしょう。そうすれば、業務に役立つプラスαの情報交換などもしやすくなり、業務効率アップにつながります。

一人ひとりの社員が優秀でも、社員同士のコミュニケーションが希薄だと相乗効果は生まれません。社内イベントは、社員同士の信頼感や一体感を高める可能性を秘めているのです。

愛社精神が高まる

イベント内容によっては、会社に対する愛着心や帰属意識を高めるという作用も期待できます。毎日同じ人と顔を合わせ、自分に与えられた仕事をこなしていると、徐々に視野が狭くなったりマンネリ化したりして、愛社精神のようなものが薄れてしまう場合があります。

でも、会社の理念や目標を共有できるような社内イベントがあれば、自分の仕事をより大きな視点でとらえることができ、「この会社で働く意味」や「自分の仕事の位置づけ」を再認識することにつながります。イベントで社員が一堂に会することも、帰属意識の向上に役立つでしょう。

社内イベントをおこなうにあたり、企画・運営をするにはどのような準備や体制が必要なのでしょうか？
はじめての社内イベントでも安心の、事前に知っておきたいイベント運営のポイントをお伝えします。

目的の明確化

まずは社内イベントを実施するにあたり、中核となる目的を決定しましょう。
そもそも会社組織の目的は、「会社の業績を上げ」「売り上げに貢献する」ことです。
社内イベントの開催は、これら「会社組織の目的達成する」ことの一助として位置付けられるものです。

社内イベントを介して、会社組織の目的にどのように成果をもたらすのか、しっかりと認識をしておくことが何よりも大切です。社内イベントは多方面のメリットがありますが、可能なかぎり一つの目的に絞り、軸のブレない運営体制が理想的です。

社内イベントはあくまで「手段」であり、「目的」ではありません。
開催や運営に注力しすぎて、企業組織の本来の目的を見失いなわないよう、社内イベントが課題解決や、業績向上のための一手段として適合する目的を設定しましょう。

また、目的が明確になることでイベント内容も企画しやすく、費用対効果の向上にもつながります。

社内の運営体制を整える

社内イベントを運営するには、複数人の運営メンバーをあつめることが必要です。
自薦他薦は問いませんが、できる限り広報、人事、総務など社内で広範囲に交流を持てる部署メンバーがいると心強いです。

また、多様な社員の意見が取り入れるため、年齢や性別、入社歴など幅広いメンバーをバランスよく配置できれば、より満足度の高いイベント企画につながるでしょう。
集まったメンバーは、中核となるメンバーをメインに各部門との調整役や事務方・実行部隊など、それぞれのセクションを割り振りましょう。

企画を立てる

どのようなイベントを実施するか、イベントの目的に応じて企画を練りましょう。
社内イベントにはさまざまなパターンがあるので、例をご紹介します。

＜イベント内容例＞

• 表彰式やコンテスト
  勉強会やセミナー
  キャンプ、バーべキュー
  運動会
  遠足
  ハロウィンやクリスマスといった季節ごとのパーティー
  新年会、忘年会
  周年記念パーティー

社内イベントといえど、その規模やバラエティは多種多様です。

イベント企画の大まかな流れは下記の項目があります。

1. 運営メンバーの配置
2. イベント概要作成
3. 会場手配
4. イベントの企画検討
5. イベントの企画準備
6. 当日の案内および告知
7. 当日のアテンド、運営

上記の一連の動きを見える化し、各担当ごとに準備を進めます。

また、どこまでの業務を自社でおこない、外注するかどうかの検討も必要です。
コンテンツのデザインや食事の手配、イベントの司会やレクレーションなど、予算に合わせて外注すべき費用をイベント企画段階で洗い出しておきたいところです。

参加人数や日取りを合わせ、運営メンバーと検討を重ねましょう。

会場の準備

また、イベント開催には必ず場所やツールの準備が必要となります。特に会場の選定はイベントの良し悪しを左右しかねません。
段取りがスムーズとなるよう、「アクセス利便性」や「日時」の都合がつく場所を選びましょう。

大人数を収容する会場であれば、貸会議室やホテル、レストランなど人気の高い会場は、予約が埋まりやすいので注意が必要です。

また、下見をしないまま闇雲に会場を決めてしまうことは避けましょう。イベント当日になって、アクセスの悪さや、照明の暗さ、会場の狭さなど不備が見つかる可能性があります。

イベント会場を選定する際は、複数の候補地を挙げ、なおかつ下見をすることが懸命です。
もし万が一希望の会場が予約で埋まっていたとしても、他の候補地があれば安心です。

目的が明確でないと効果を発揮できない

まず、イベント開催において最も注意すべき点は、目的を明確にすることです。ただ単に、「他の会社がやっているから」、「毎年開催しているから」、など明確な目的を持たないイベントを開催しても、全く効果がないと言っていいでしょう。

本業との兼ね合いがデメリットとなることも

また「社内イベントの企画・運営」を業務の片手間として行うこともNGです。そもそも、社内イベントとは、従業員のモチベーション向上させるためのものです。それが、企画・運担当者の本業務の時間を割いてしまい、阻害する要因となってしまっては、本末転倒です。逆に、従業員のモチベーションが下がってしまいます。

さらに、そうなってしまうとイベントの目的が変わってしまう可能性もでてきます。つまり、企画・運営を任された従業員にとっての目的が、「本業務に時間を割くために社内イベントの企画・運営をする」といったことになってしまうからです。

このため、社内イベントの企画や運営を他の従業員に任せる場合は、「従業員のモチベーションを上げる」や「この欲求を満たす」といった目的を明確にして伝えることが必要です。

そして、担当者に「片手間でやらされている」と思わせない工夫や配慮も大切です。

趣旨を明確にする

社内イベントの失敗要因の1つに、マンネリ化があります。
趣旨を明確にさせず惰性で行うイベントは、社員からの評判も低くなってしまう可能性が高いです。

「今回の社内イベントは、新人さんの歓迎会も兼ねます」
「今回は産休から復帰された方のお祝いも行います」

と参加メールに趣旨を書けば、「それなら参加しなければ」と思ってもらいやすいです。

部署間のコミュニケーションを意識する

社員は社内イベントで、「普段話さない人と顔を見て交流したい」と思っています。

だからこそ、座る位置や企画を工夫しましょう。
今まで交流がない人とコミュニケーションがとれれば、参加者に「面白かった！」と満足してもらえるでしょう。

面白いゲームや余興を取り入れる

社内イベントを盛り上げるためにも、やはり面白い企画が最低1つは欲しいもの。
できれば全員が参加して、社員みんなでワイワイ言いながら楽しめるゲームや余興がいいですね。

今回は、社内イベントの企画方法や企画のポイントなどについて詳しくご紹介してきました。

社内イベントは、会社の生産性や業務効率を高めるためにとても重要なものです。どのような企画を立てるかで、会社にもたらすことのできる効果も全く違ってくるでしょう。

今回の記事を参考に、みなさんもぜひ有意義な社内イベント企画を立ててみてください。

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