社内イベントの費用相場とは？内訳や外注する際のポイントを解説

「社内イベントがマンネリ化している」「社員の思い出に残るような社内イベントにしたい」

そのようなお悩みがあるなら、社内イベントの企画や運営を外注してみてはいかがでしょうか。プロに任せることで、いつもとは一味違う社内イベントを実施できます。しかし、そこで気になるのが「外注するとどのくらい費用がかかるのか」です。

本記事では、社内イベントの費用相場や、一般的な費用の内訳、社内イベントを外注する際のポイントを解説します。

自社の社員を対象とした社内イベントは、外部の方に向けたイベント（展示会、製品発表会、集客イベントなど）に比べると、費用は安く抑えられることが多いでしょう。ただ、格式の高いイベント（周年記念イベント、式典など）や、オンラインイベント、ハイブリッドイベントなどは高額になる傾向があります。

また、費用はイベントの規模や内容、形式など、さまざまな要因により変動するものです。ここでは、社内イベントの規模別の費用相場と、オンライン・ハイブリッドイベントの費用相場を紹介しますが、あくまでも目安ですので、参考程度にご活用ください。

規模別の費用相場

社内イベントであれば、内容にもよりますが300万円までで実施できる場合が多いでしょう。規模別の費用相場は、以下の通りです。

このあと一般的な内訳を紹介しますが、費用のうち大きな割合を占める項目の一つが会場費です。中・大規模イベントの場合は外部の会場でなければ実施が難しいことが多いですが、小規模イベントなら自社オフィスの会議室や多目的ホールなどを活用して会場費を削ることで、全体の費用をかなり抑えることができます。

オンライン・ハイブリッドイベントの費用相場

新型コロナウイルスの流行をきっかけに、社内イベントのオンライン化が進みました。リアル会場で行っているイベントの様子をオンラインでも配信するハイブリッド形式のイベントも増えています。

オンラインイベントは、リアルイベントのように会場を用意する必要がなく、少人数のスタッフで運営できます。ただ、配信のための機材やプラットフォームの用意、コンテンツ制作などの費用がかかります。そのため、リアルイベントより費用が抑えられることもありますが、高くなることもあります。相場としては、小規模なものであれば30万円～、大規模なものでも300万円程度で実施できる場合が多いでしょう。

ハイブリッドイベントは、リアルイベントとオンラインイベントの両方の費用が発生するため、高額になる傾向があります。費用は主にリアル会場の規模によって変動し、小規模な会場なら100万円～、大規模な会場なら500万円以上かかるケースもあります。

社内イベントを実施するためには、さまざまな費用がかかります。費用対効果を高めるためには、限られた予算を適切に配分することが大切です。ここでは、社内イベントにかかる費用の主な項目を紹介します。

企画・ディレクション費

企画・ディレクション費は、社内イベントのコンセプト設計や企画立案、全体のディレクション（進行管理、関係者との調整など）にかかる費用です。

金額はさまざまな要素により変動するため目安を示すのは難しいですが、イベント会社に外注するなら、割合としては総額の10％～20％程度となる場合が多いでしょう。規模が大きいイベントや、リアル・オンラインの両方の準備が必要になるハイブリッドイベントなどは、工数が増えるため、企画・ディレクション費が高額になりやすいです。

会場費

会場費は、社内イベントを実施する会場の利用料です。イベントホール、展示場、ホテルの宴会場、レストラン、貸し会議室など、イベントの内容によってさまざまな選択肢が考えられます。

会場費は、会場の広さや設備、利用時間、立地などによって変わります。会場によっては、イベントの閑散期と繁忙期で料金設定を分けているところもあります。人気の会場は予約が埋まりやすいので、会場は早めに押さえておくことがポイントです。

なお、自社オフィスの会議室や多目的ホールなどを利用する場合は、会場費はかかりません。

人件費

社内イベント当日の運営に必要なスタッフを外部から手配する場合、人件費が発生します。規模の大きなイベントでは必要なスタッフの数も多くなるため、人件費も増加します。

社内イベントの運営に必要な主なスタッフとその役割は、以下の通りです。

イベントの内容によっては、社内のメンバーだけで運営を行うこともできるかもしれません。しかし、現場経験や専門的なスキルが求められる役割もあります。現場をスムーズに回すためにも、重要な役割だけでも外注することを検討されてはいかがでしょうか。

制作物費

制作物費は、社内イベントの開催に必要な資料やドキュメントの作成にかかる費用です。必要な制作物はイベントの内容によって変わりますが、たとえば以下のようなものが挙げられます。

• 工程表・タスク管理表
• 運営マニュアル
• 進行台本
• プレゼンテーション資料
• パンフレット
• 看板・案内板
• ノベルティ・オリジナルグッズ
• 案内状　など

必要な制作物の数が多くなれば、その分制作物費もかさみます。また、調整や修正に追加費用が発生することもあります。

設営・装飾費

設営・装飾費は、会場の設営・撤去、ステージの装飾など空間を作り上げるための費用です。展示ブースや大きなステージを設ける場合は、この費用がかさみやすいです。また、搬入搬出の条件が厳しい会場を利用する場合に、費用が高くなることもあります。

機材・設備費

機材・設備費は、社内イベントで使用する機材や設備にかかわる費用です。たとえば、基本的な音響設備（マイク、ミキサー、スピーカー）、照明設備、映像設備（プロジェクター、スクリーン）に加えて、オンラインやハイブリッドイベントなら配信機材、パソコン、インターネット回線なども欠かせません。そのようなさまざまな機材・設備のレンタル費用と、設置や調整、操作といったオペレーション費用が含まれる場合もあります。

機材・設備が充実している会場を選べば、別途手配する必要がないため、この費用を抑えることができます。

演出費

演出費は、オープニング映像やBGM・効果音、ステージの演出などにかかる費用です。コンテンツの制作、リハーサルにかかる費用などが含まれます。こだわればこだわるほど体験価値が上がり、参加者の満足度も高められる可能性がありますが、その分費用はかさみます。

また、先ほど「人件費」の項で社内イベントの運営に必要な主なスタッフを紹介しましたが、演出にこだわると、加えて舞台監督や進行ディレクターといった役割のスタッフの配置が必要になることもあります。

その他

ここまでに紹介した以外にも、以下のような項目の費用が発生する場合もあります。

• 飲食費：ケータリング費、ドリンク代など
• 交通費・宿泊費：登壇者やゲスト、スタッフの交通費・宿泊費
• 警備・安全対策費：警備員、緊急時対応スタッフ、救護待機の看護師などの人件費
• 保険関連費：イベント保険、損害保険などの保険料
• 許可申請費用：道路使用許可にかかる費用、著作権使用料など
• 予備費：急な変更やトラブル、追加対応のために備える費用

社内イベントにかける費用は、できるだけ抑えたいものです。ここからは、費用を抑えつつ、質の高い社内イベントを実施するためのポイントを紹介します。

予算と依頼する範囲を明確にする

まずは、社内イベントにいくらかけられるかという予算を明確にしておくことが重要です。特にイベント会社に企画から運営までワンストップで依頼することを考えているなら、見積もりを依頼する際に明確な予算を伝えておくことで、予算の範囲内で最適なプランを提案してもらうことができます。

そして、社内イベントを実施するために必要なタスクのうち、社内リソースで無理なくまかなえるものは、わざわざ外注する必要はありません。タスクを洗い出して、社内リソースでは難しい部分のみを外注することで、費用を最小限に抑えることができます。

適切な依頼先を選ぶ

社内イベントの依頼先としては、イベント会社の他に、イベントを実施する会場（ホテル、レストランなど）や、コンサルタントなども考えられます。自社の課題や社内イベントの目的、規模、内容などに合わせて、適切な依頼先を選ぶこともポイントです。

たとえば、小規模な懇親会や歓送迎会なら、ホテルやレストランのパッケージプランを利用すると、イベント会社に依頼するよりもはるかに安く済む場合が多いです。また、「イベントの目的や戦略の設計からサポートしてほしい」「より効果的な社内イベントの“型”を作ってほしい」という場合には、専門知識が豊富なコンサルタントが頼りになるでしょう。

イベント会社が特におすすめなのは、「社内イベントを実施したいがリソースが足りない」「いつもとは一味違う社内イベントにしたい」などの場合です。イベント会社も、会社ごとにターゲット層や特徴、強みが異なるため、よく比較して自社に合う会社を選びましょう。

複数の会社に見積もりを依頼し、内容をよく比較する

自社に適した依頼先を選ぶために、見積もりは必ず複数の会社に依頼し、内容をよく比較・検討することが大切です。このときは、どの会社に対しても同じ条件・内容で依頼しましょう。そして、出された見積もりで必ずチェックすべきポイントは、以下の通りです。

• 金額は「一式」ではなく、内訳が示されているか
• 「税込み」か「税別」か
• 会場費には設営・撤去の費用も含まれているか
• 追加費用が発生する条件や単価
• キャンセルポリシー

見積もりを確認し、不要なものがあればカットするなどして調整したのちに契約となりますが、安く済ませたいからといって、重要な部分までカットしてしまわないように注意しましょう。

会場費を抑えられないか検討する

社内イベントにかかる費用の中でもウエイトが大きくなりやすいのが、会場費です。この部分を工夫することで、全体の費用がかなり抑えられる場合があります。

人気の会場や、アクセスが良い会場（駅チカ・都市部など）は、利用料も高めに設定されていることが多いです。少し候補を広げて、郊外の会場や公共施設なども検討してみるとよいでしょう。また、機材などのレンタル費用を抑えるために、設備が充実している会場を選ぶこともポイントです。

そして、会場の利用料は、曜日や時期によっても変わることがあります。たとえば、IKUSAが運営する東京・池袋のイベントホール「IKUSA ARENA」は、通常シーズン（4月11日～9月、12月～3月）とハイシーズン（10月、11月、4月1日～10日）のそれぞれに、平日と土日祝の料金を設定しています。社内イベントの内容によっては開催時期を大きくずらすことは難しいかもしれませんが、会場費を抑えたいなら、通常シーズンの平日に開催するのが最もお得です。

IKUSA ARENA ホームページ：池袋のレンタルイベントホール｜ IKUSA ARENA

早めに依頼する

イベント会社や会場、機材のレンタル会社の中には、「早期割引」が用意されているところもあります。社内イベントにかかる費用を抑えたいなら、できるだけ早く依頼することもポイントです。

また、あまりぎりぎりになると、希望する会場の予約が取れない、準備が間に合わない、当日予定が空いているスタッフがいないなどの問題も発生しやすくなります。思い描く社内イベントを確実に実現するために、早めに準備に取り掛かりましょう。

イベントの内容や規模にもよりますが、社内で準備に着手する時期としては、開催日の半年～1年前が目安です。そしてイベント会社に外注する場合は、目的やある程度の方向性をまとめて、遅くとも3ヶ月前には問い合わせができるとよいでしょう。

「チームビルディングを目的とした社内イベントを行いたい」、または「計画している社内イベントの中でチームビルディングも行いたい」とお考えなら、ぜひIKUSAにご相談ください。

IKUSAは、企業向け謎解きイベントを年間1,400件以上実施しているあそび総合カンパニーです。社内イベントや研修を、企画から当日の運営、振り返り、効果測定まで、ワンストップでサポートしております。これまで数多くの企業様の社内イベントや研修をお手伝いさせていただき、満足度は97.3%と高い評価をいただいています。

IKUSAが提供する企業向け謎解きイベントは、どのプランも参加者で協力して謎を解き進めるものとなっており、自然にチームビルディングができるよう設計されています。謎・ストーリーのカスタマイズや、完全にオリジナルの謎解きイベントを制作することも可能です。

目的やニーズに合わせて、ご予算内で最適なプランを提案させていただきます。まずはお気軽にお問い合わせください。

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社内イベントの企画や運営を外注することで、質の高いイベントを実施できます。費用はかかりますが、それ以上の効果が得られる可能性があるでしょう。もちろん、「費用はかけるほどよい」というわけではありません。まずは予算と依頼する範囲を明確にして複数の会社から見積もりを取り、内訳をよく確認しましょう。そして、予算内で最も効果的なイベントを制作してくれそうな会社を見極めることが大切です。

問い合わせがぎりぎりになると、依頼先の比較・検討に十分な時間をかけることができなくなります。また、希望する会場やスタッフのスケジュールを押さえられないこともありますので、遅くとも開催日の3ヶ月前には問い合わせができるように、社内での準備を進めていきましょう。